0 lượt xem
Hiện nay, nền kinh tế không ngừng phát triển và khởi nghiệp trở thành xu hướng tất yếu, việc thành lập doanh nghiệp không chỉ là bước khởi đầu cho hành trình kinh doanh mà còn là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Một công ty mới ra đời đồng nghĩa với việc chủ doanh nghiệp phải nhanh chóng hoàn tất nhiều thủ tục hành chính, thuế, tài chính, cũng như xây dựng bộ máy vận hành ban đầu một cách hợp lý. Vậy sau công ty mới thành lập cần làm những gì? Các thủ tục cụ thể ra sao để doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp và hiệu quả?
1. Công bố và thủ tục ban đầu
Đối với câu hỏi: “Công ty mới thành lập cần làm những gì?”, ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục bắt buộc mang tính pháp lý nhằm đảm bảo việc hoạt động được công nhận hợp lệ trước pháp luật. Đây là bước khởi đầu cần thiết để công ty đi vào vận hành chính thức, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính không đáng có.
Các thủ tục cần thực hiện bao gồm:
– Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia:
- Đây là thủ tục bắt buộc trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN.
- Việc công bố bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật…
- Không thực hiện hoặc thực hiện chậm có thể bị xử phạt hành chính từ 1 đến 2 triệu đồng.
– Khắc con dấu công ty (dấu tròn pháp nhân):
- Sau khi được cấp giấy đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành khắc dấu pháp nhân.
- Từ ngày 01/01/2021, con dấu không cần thông báo mẫu dấu lên Sở Kế hoạch và Đầu tư, nhưng vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý trong giao dịch.
– Làm và treo bảng hiệu tại trụ sở công ty:
- Bảng hiệu cần thể hiện các thông tin: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.
- Việc không treo bảng hiệu sẽ ảnh hưởng đến việc kiểm tra trụ sở từ cơ quan thuế và có thể bị phạt hành chính từ 10 đến 15 triệu đồng.
– Góp vốn điều lệ đúng thời hạn:
- Thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày cấp GCNĐKDN, theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
- Việc góp không đủ hoặc không đúng hạn phải được điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh, nếu không sẽ vi phạm và bị xử phạt.
– Hoàn thiện các điều kiện ngành nghề kinh doanh có điều kiện:
- Đối với ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, doanh nghiệp phải chứng minh năng lực tài chính tương ứng.
- Với những ngành nghề đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con, việc bổ sung các giấy tờ này là bắt buộc trước khi triển khai hoạt động kinh doanh thực tế.
2. Đăng ký thuế và nghĩa vụ tài chính
Sau khi hoàn tất các thủ tục công bố thành lập doanh nghiệp, bước tiếp theo mang tính quyết định đối với khả năng hoạt động hợp pháp là đăng ký thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính ban đầu. Giai đoạn này đặt nền móng cho toàn bộ quá trình kê khai, nộp thuế và quản lý tài chính – kế toán trong suốt vòng đời hoạt động của doanh nghiệp.
Các công việc cần thực hiện bao gồm:
– Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế quản lý:
- Hồ sơ gồm: Tờ khai thông tin đăng ký thuế, đăng ký hình thức kế toán, phương pháp tính thuế GTGT, đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng, hợp đồng thuê trụ sở (nếu có).
- Thời hạn nộp: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh.
Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào hồ sơ để quản lý và phân loại hình thức kê khai, kiểm tra.
– Nộp tờ khai và lệ phí môn bài:
- Tờ khai lệ phí môn bài nộp trong năm đầu tiên thành lập, hạn chót là 31/01 năm kế tiếp nếu thành lập trong nửa cuối năm.
- Mức lệ phí từ 1 triệu – 3 triệu đồng/năm tùy theo vốn điều lệ.
- Lệ phí môn bài có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng Thuế điện tử sau khi hoàn tất đăng ký tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
– Mua và kích hoạt chữ ký số (USB Token):
- Chữ ký số là thiết bị bắt buộc để khai và nộp thuế điện tử, phát hành hóa đơn, và thực hiện các giao dịch với cơ quan quản lý nhà nước.
- Các nhà cung cấp phổ biến như Viettel-CA, FPT-CA, BKAV, v.v. đều được Tổng cục Thuế chấp nhận.
- Sau khi kích hoạt, doanh nghiệp có thể bắt đầu kê khai và nộp các tờ khai thuế định kỳ.
– Đăng ký nộp thuế điện tử qua tài khoản ngân hàng và Cổng Thuế điện tử:
- Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân công ty.
- Đăng ký tài khoản đó với cơ quan thuế để liên kết hệ thống nộp thuế điện tử.
- Đây là bước thiết yếu để thực hiện nộp thuế GTGT, TNCN, TNDN… một cách thuận tiện, minh bạch và bắt buộc trong hệ thống quản lý thuế hiện đại.
3. Kế toán – hóa đơn – thuế định kỳ
Kế toán và nghĩa vụ thuế định kỳ là trụ cột vận hành tài chính trong doanh nghiệp. Việc xác định rõ công ty mới thành lập cần làm những gì cũng như thiết lập hệ thống kế toán bài bản từ sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ quản lý dòng tiền, đánh giá hiệu quả kinh doanh và ra quyết định quản trị chính xác hơn. Ngoài ra, việc phát hành hóa đơn điện tử và kê khai thuế đúng hạn còn là yếu tố quan trọng trong xây dựng niềm tin với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý thuế.
Các công việc chính bao gồm:
– Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử:
- Từ năm 2022, hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, theo quy định của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín (VNPT, Viettel, Misa…) và thực hiện đăng ký phát hành với cơ quan thuế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
- Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn cho khách hàng.
– Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT):
Doanh nghiệp có thể chọn giữa hai phương pháp:
- Khấu trừ: Phù hợp với doanh nghiệp có hóa đơn đầu vào và đầu ra đầy đủ, giá trị lớn.
- Trực tiếp: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, không có đầy đủ hóa đơn hoặc theo tỷ lệ doanh thu.
– Lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định:
- Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp khấu hao phù hợp (theo đường thẳng, theo sản lượng, theo số dư giảm dần…).
- Phương pháp khấu hao ảnh hưởng đến chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế hàng năm, nên cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
– Lựa chọn chế độ kế toán áp dụng:
- Thường lựa chọn giữa Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC) hoặc chế độ kế toán đầy đủ (Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Doanh nghiệp cần lập và gửi mẫu đăng ký lên cơ quan thuế nếu có nhu cầu áp dụng chế độ đặc biệt.
– Tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau:
- Tuyển kế toán nội bộ, phù hợp nếu công ty có quy mô lớn, hoạt động liên tục.
- Thuê dịch vụ kế toán trọn gói, phổ biến ở các doanh nghiệp mới thành lập hoặc nhỏ.
Dù theo hình thức nào, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm pháp lý về số liệu kê khai và sổ sách kế toán.
– Thực hiện kê khai và nộp thuế định kỳ theo quý hoặc tháng
Tùy theo quy mô và doanh thu, doanh nghiệp sẽ được quản lý kê khai theo quý hoặc tháng. Các loại thuế thường phát sinh:
- Thuế GTGT: Kê khai đầy đủ hóa đơn đầu vào và đầu ra.
- Thuế TNCN: Áp dụng nếu có người lao động ký hợp đồng hoặc nhận thu nhập thường xuyên.
- Thuế TNDN: Tạm tính và nộp theo quý; quyết toán vào cuối năm tài chính.
Kê khai và nộp thuế đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm nộp, bị đưa vào diện kiểm tra trọng điểm của cơ quan thuế.
4. Ngân hàng và giao dịch tài chính
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đóng vai trò trung tâm trong mọi giao dịch tài chính – kế toán của công ty. Không chỉ giúp minh bạch hóa dòng tiền, việc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp còn là yêu cầu bắt buộc khi thực hiện các nghĩa vụ thuế, phát hành hóa đơn, và thanh toán với đối tác.
Các thủ tục cần thực hiện bao gồm:
– Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp cần mở tài khoản thanh toán tại một ngân hàng thương mại bất kỳ (Vietcombank, BIDV, MB, Techcombank…).
- Hồ sơ mở tài khoản thường bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND/CCCD người đại diện, con dấu và quyết định bổ nhiệm giám đốc (nếu có).
- Một số ngân hàng còn cung cấp gói dịch vụ doanh nghiệp mới với ưu đãi phí duy trì, chuyển khoản và hỗ trợ đăng ký thuế điện tử.
– Thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư (KHĐT):
Theo quy định hiện hành, việc thông báo tài khoản ngân hàng không còn bắt buộc, tuy nhiên một số cơ quan thuế hoặc giao dịch hành chính vẫn yêu cầu cập nhật thông tin này trên hệ thống quản lý doanh nghiệp quốc gia. Tuy nhiên, việc cập nhật sớm sẽ giúp thuận lợi trong việc hoàn tất thủ tục khai thuế, đăng ký nộp thuế điện tử, hoặc khi cần xác minh thông tin doanh nghiệp.
– Sử dụng tài khoản công ty để giao dịch tài chính:
Mọi khoản thu – chi liên quan đến hoạt động kinh doanh, trả lương, đóng thuế, thanh toán hóa đơn… nên được thực hiện qua tài khoản doanh nghiệp. Điều này vừa đáp ứng yêu cầu kiểm soát của cơ quan thuế, vừa giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp báo cáo tài chính, sao kê giao dịch và minh bạch hóa chi phí. Việc sử dụng tài khoản cá nhân để thực hiện giao dịch doanh nghiệp có thể bị xem là hành vi vi phạm nguyên tắc tài chính kế toán và bị truy thu thuế hoặc xử phạt.
5. Lao động – bảo hiểm – công đoàn
Việc quản lý lao động và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm và công đoàn không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, nhân văn và bền vững trong hoạt động doanh nghiệp. Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc ổn định, tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro kiểm tra, xử phạt hành chính.
Các công việc cần thực hiện bao gồm:
– Ký hợp đồng lao động với nhân viên (nếu có)
- Doanh nghiệp bắt buộc phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động làm việc từ đủ 01 tháng trở lên, theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.
- Hợp đồng cần thể hiện rõ các nội dung như: vị trí công việc, mức lương, thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Đây là căn cứ pháp lý để đăng ký bảo hiểm, tính thuế thu nhập cá nhân và giải quyết các tranh chấp lao động (nếu có).
– Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN):
- Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.
- Tỷ lệ đóng BHXH hiện hành dao động khoảng 32% trên tổng quỹ tiền lương (trong đó doanh nghiệp đóng 21.5%, người lao động đóng 10.5%).
- Việc đăng ký, kê khai và đóng bảo hiểm được thực hiện trên cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam, sử dụng chữ ký số đã đăng ký.
– Nộp kinh phí công đoàn cho Liên đoàn Lao động địa phương:
- Nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, dù chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở thì vẫn phải nộp kinh phí công đoàn.
- Mức đóng là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động.
- Kinh phí công đoàn được sử dụng để chăm lo đời sống, phúc lợi cho người lao động và được quản lý bởi Liên đoàn Lao động cấp quận/huyện.
6. Một số lưu ý mà chủ doanh nghiệp cần chú ý trong giai đoạn mới thành lập
Trong giai đoạn khởi đầu, chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải thực hiện các thủ tục theo một trình tự cố định, nhưng nên ưu tiên một số bước để đảm bảo tiến độ pháp lý và vận hành ổn định. Một số vấn đề mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm:
– Ưu tiên theo thứ tự hợp lý:
- Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Khai thuế ban đầu
- Mua chữ ký số
- Phát hành hóa đơn điện tử
– Nhiều thủ tục có thể làm song song: Mở tài khoản ngân hàng, làm bảng hiệu, khắc con dấu, mua chữ ký số…
– Nên thuê dịch vụ hỗ trợ chuyên môn: Dịch vụ kế toán, khai thuế, bảo hiểm xã hội… giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
– Chủ động cập nhật thông tin từ cơ quan chức năng để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, đúng hạn và tránh bị xử phạt hành chính.
Với những doanh nghiệp trẻ cần tìm kiếm bộ giải pháp trọn gói cho các vấn đề liên quan đến công tác kế toán – tài chính và hỗ trợ về các thủ tục pháp lý thì Combo MISA ASP STARTUP BOOST chính là lựa chọn phù hợp. Combo Toàn diện chỉ 2.980.000 cho trọn bộ 4 phần mềm và 2 giải pháp tư vấn miễn phí:
- 1 năm phần mềm kế toán MISA ASP
- Miễn phí 300 số hóa đơn điện tử
- 1 năm chữ ký số từ xa
- 1 năm phần mềm BHXH
- Miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp
- Miễn phí kê khai thuế 3 tháng với đối tác của MISA ASP
Tiết kiệm chi phí – Quản lý dễ dàng – Khởi nghiệp vững vàng từ ngày đầu, hãy nhanh tay đăng ký để hưởng chương trình ưu đãi lớn chưa từng có!
Tạm kết:
Tóm lại, xác định rõ công ty mới thành lập cần làm những gì cũng như quá trình sau thành lập công ty là một giai đoạn mang tính nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp, hiệu quả hoạt động và khả năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Việc nắm vững và thực hiện đầy đủ các thủ tục như khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, đăng ký bảo hiểm xã hội hay tổ chức bộ máy kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo tiền đề cho một hệ thống quản trị chuyên nghiệp.
