Thủ tục và hồ sơ chuyển nhượng công ty cổ phần đầy đủ, chi tiết

Chuyển nhượng công ty cổ phần không đơn thuần là việc “bán lại cổ phần” mà là sự dịch chuyển quyền sở hữu, kèm theo đó là nghĩa vụ cũng như trách nhiệm pháp lý. Với tính chất pháp lý chặt chẽ và sự liên quan trực tiếp đến quyền lợi các cổ đông, người đại diện pháp luật cũng như đối tác kinh doanh, thủ tục, hồ sơ và quá trình chuyển nhượng công ty cổ phần cần được thực hiện chặt chẽ theo pháp luật hiện hành. Bài viết này sẽ tổng hợp các thông tin chính xác, đầy đủ nhất liên quan đến vấn đề này.

1. Căn cứ pháp lý

Các quy định liên quan đến thủ tục chuyển nhượng cổ phần và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được căn cứ theo các văn bản pháp luật hiện hành sau:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2021, là nền tảng pháp lý điều chỉnh toàn diện hoạt động của công ty cổ phần và các vấn đề liên quan đến cổ phần, cổ đông
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp, bao gồm cả việc thay đổi cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài
• Thông tư số 92/2015/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, quy định hướng dẫn về thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn – trong đó có chuyển nhượng cổ phần.

>> ĐỌC THÊM: Mẫu biên bản góp vốn thành lập công ty cổ phần là gì?
>> ĐỌC THÊM: Tải mẫu đơn chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần

2. Những trường hợp bị hạn chế trong chuyển nhượng cổ phần

Theo quy định tại khoản 1 Điều 127 và khoản 3 Điều 120 Luật Doanh nghiệp 2020, việc chuyển nhượng cổ phần trong công ty cổ phần có thể bị giới hạn trong một số trường hợp cụ thể sau:

• Hạn chế đối với cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu: Trong thời hạn 03 năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông sáng lập chỉ được tự do chuyển nhượng cổ phần phổ thông cho các cổ đông sáng lập khác. Việc chuyển nhượng cho người không phải là cổ đông sáng lập chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông.

Lưu ý: Khi cổ đông sáng lập có đề xuất chuyển nhượng cổ phần phổ thông, người này không được tham gia biểu quyết về chính việc chuyển nhượng đó.

• Hạn chế theo quy định tại Điều lệ công ty: Nếu Điều lệ công ty có quy định hạn chế việc chuyển nhượng cổ phần, thì những giới hạn đó chỉ có hiệu lực pháp lý khi được ghi rõ trên cổ phiếu (ứng với cổ phần bị hạn chế). Điều này đảm bảo tính minh bạch và khả năng thực thi của các thỏa thuận nội bộ doanh nghiệp.

3. Hồ sơ, thủ tục chuyển nhượng cổ phần, vốn góp trong công ty cổ phần

3.1. Quy định về đăng ký thay đổi thông tin cổ đông

Theo quy định tại khoản 3 Điều 120 Luật Doanh nghiệp 2020, việc chuyển nhượng cổ phần trong công ty cổ phần thông thường không cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi cổ đông với Phòng Đăng ký kinh doanh, trừ các trường hợp cụ thể sau:

• Nếu cổ đông sáng lập chưa hoàn tất việc thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc chuyển nhượng sẽ kéo theo trách nhiệm thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp bên nhận chuyển nhượng là nhà đầu tư nước ngoài, công ty phải thực hiện thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định tại Điều 58 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Trong các trường hợp còn lại, việc chuyển nhượng cổ phần được thực hiện nội bộ trong công ty, có lập hồ sơ và lưu giữ tại doanh nghiệp, không phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

3.2. Hồ sơ chuyển nhượng cổ phần

Hồ sơ chuyển nhượng cổ phần đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông phê duyệt việc chuyển nhượng cổ phần
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nội dung chuyển nhượng
• Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần (bản cập nhật nếu có)
• Điều lệ công ty (đã được sửa đổi, bổ sung nếu việc chuyển nhượng làm thay đổi nội dung)
• Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần có chữ ký hợp pháp của các bên liên quan
• Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển nhượng cổ phần
• Giấy chứng nhận cổ phần của các cổ đông (nếu đã phát hành)
• Sổ đăng ký cổ đông (đã được cập nhật sau khi hoàn tất chuyển nhượng).

3.3. Trình tự thực hiện việc chuyển nhượng cổ phần

Quy trình chuyển nhượng cổ phần trong nội bộ công ty được thực hiện theo các bước sau:

• Triệu tập và tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, thống nhất chủ trương chuyển nhượng cổ phần
• Ký kết hợp đồng chuyển nhượng giữa bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng
• Thực hiện thanh toán và lập biên bản thanh lý hợp đồng
• Cập nhật thông tin cổ đông trong Sổ đăng ký cổ đông theo nội dung đã thay đổi.

Lưu ý:

• Do Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không ghi nhận thông tin cổ đông phổ thông hiện hữu, nên việc quản lý cổ đông được thực hiện thông qua Sổ đăng ký cổ đông tại doanh nghiệp.
• Sau khi hoàn tất việc chuyển nhượng, bên chuyển nhượng có nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân, theo thuế suất 0,1% trên tổng giá trị chuyển nhượng, áp dụng cho từng lần giao dịch.

4. Hồ sơ, thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân sau khi chuyển nhượng cổ phần

Khi phát sinh thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng cổ phần, cá nhân có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định hiện hành. Việc khai thuế có thể thực hiện theo hai hình thức: kê khai trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay.

4.1. Hồ sơ kê khai thuế TNCN

Tùy theo hình thức khai báo, hồ sơ sẽ có sự khác biệt như sau:

– Trường hợp cá nhân tự kê khai trực tiếp:

• Tờ khai thuế theo mẫu số 04/CNV-TNCN, ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC
• Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty nơi chuyển nhượng cổ phần.

– Trường hợp doanh nghiệp kê khai thay cho cá nhân:

• Tờ khai mẫu số 06/CNV-TNCN, ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC
• Các tài liệu kèm theo tương tự như trên.

Lưu ý: Tùy từng cơ quan thuế, có thể yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ như:

• Bản sao Cổ phiếu (nếu có), Phiếu thu tiền chuyển nhượng
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp doanh nghiệp kê khai thay)
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người chuyển nhượng
• Sổ đăng ký cổ đông ghi nhận việc chuyển nhượng.

4.2. Nơi và thời hạn nộp hồ sơ

– Nơi nộp: Hồ sơ khai thuế được nộp tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý trực tiếp công ty phát sinh hoạt động chuyển nhượng cổ phần.

– Thời hạn nộp:

• Trong vòng 10 ngày kể từ ngày hợp đồng chuyển nhượng được ký, cá nhân phải hoàn tất việc nộp hồ sơ khai thuế.
• Nếu doanh nghiệp thực hiện kê khai thay, thời điểm nộp hồ sơ không được muộn hơn thời điểm thay đổi thông tin cổ đông trong Sổ đăng ký cổ đông hoặc trước khi thực hiện các thủ tục nội bộ liên quan đến chuyển nhượng.

4.3. Nghĩa vụ nộp thuế và điều kiện thực hiện

• Thời hạn nộp thuế TNCN: Trùng với thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế.
• Hình thức nộp: Thuế TNCN được nộp vào Kho bạc Nhà nước thông qua ngân hàng thương mại được ủy nhiệm (như Agribank, VietinBank…).

Lưu ý: Cá nhân chỉ có thể nộp tờ khai thuế TNCN khi đã có mã số thuế cá nhân. Trường hợp chưa có, cần đăng ký mã số thuế trước khi tiến hành khai báo.

5. Một số thắc mắc thường gặp khi chuyển nhượng công ty cổ phần

Chuyển nhượng cổ phần có cần đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư không?

Không bắt buộc trong hầu hết các trường hợp. Việc chuyển nhượng cổ phần thường được xử lý nội bộ trong công ty và cập nhật trong Sổ đăng ký cổ đông. Tuy nhiên, nếu cổ đông là cổ đông sáng lập chưa thanh toán đầy đủ phần vốn đã đăng ký trong 90 ngày đầu tiên, hoặc người nhận chuyển nhượng là nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định.

Việc chuyển nhượng cổ phần có bắt buộc phải họp Đại hội đồng cổ đông không?

Tùy theo quy định trong Điều lệ công ty. Luật không bắt buộc phải họp Đại hội đồng cổ đông với mỗi thương vụ chuyển nhượng cổ phần, trừ khi Điều lệ yêu cầu hoặc liên quan đến cổ phần bị hạn chế chuyển nhượng. Tuy nhiên, việc thông qua tại Đại hội đồng cổ đông là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ, đặc biệt khi chuyển nhượng có ảnh hưởng đến cơ cấu cổ đông lớn.

Sau khi chuyển nhượng, cổ đông có cần nộp thuế không?

Có. Cá nhân phát sinh thu nhập từ chuyển nhượng cổ phần phải kê khai và nộp thuế TNCN với mức 0,1% trên giá trị chuyển nhượng từng lần. Nghĩa vụ thuế được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng.

Việc chuyển nhượng cổ phần có làm thay đổi người đại diện pháp luật không?

Không nhất thiết. Việc chuyển nhượng cổ phần chỉ làm thay đổi cơ cấu sở hữu, không đồng nghĩa với việc thay đổi người đại diện pháp luật. Nếu có nhu cầu thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp riêng biệt.

Tạm kết: 

Việc chuyển nhượng công ty cổ phần cần được thực hiện đúng và đủ các bước theo quy định pháp luật nhằm giúp quá trình chuyển nhượng diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro cho cả bên chuyển nhượng lẫn bên nhận chuyển nhượng. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.