Các bước thành lập công ty gồm những gì? Hồ sơ ra sao?

Việc thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng để một cá nhân hoặc tổ chức tham gia vào hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp và chuyên nghiệp. Để thực hiện điều này, chủ thể cần tuân thủ đúng trình tự pháp lý và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Bài viết sẽ trình bày các bước thành lập công ty cơ bản và yêu cầu cụ thể về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

1. Thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?

Để thành lập một doanh nghiệp hợp pháp và hoạt động hiệu quả, người sáng lập cần chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý lẫn tổ chức để đảm bảo thực hiện đầy đủ các bước thành lập công ty cần thiết. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần được xem xét và hoàn thiện trước khi tiến hành đăng ký thành lập công ty.

1.1. Lựa chọn loại hình công ty phù hợp

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020, cá nhân hoặc tổ chức có thể lựa chọn một trong số các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay như sau:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu, chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Gồm từ 2 đến tối đa 50 thành viên, cùng góp vốn và chịu trách nhiệm hữu hạn tương ứng với phần vốn góp.
• Công ty cổ phần: Yêu cầu tối thiểu 3 cổ đông và không giới hạn số lượng cổ đông tối đa. Mỗi cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi cổ phần nắm giữ.
• Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
• Công ty hợp danh: Gồm ít nhất hai thành viên hợp danh cùng chịu trách nhiệm vô hạn và có thể có thêm thành viên góp vốn chịu trách nhiệm hữu hạn.

Việc lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp là yếu tố nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu cũng như phương thức quản lý và huy động vốn. Vì vậy, đây là bước đầu tiên cần được cân nhắc kỹ lưỡng trong số các bước thành lập công ty hiện nay.

1.2. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Mỗi loại hình sẽ có thành phần hồ sơ riêng, phù hợp với đặc điểm tổ chức và cơ cấu quản lý tương ứng. Theo quy định tại Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định cụ thể tùy theo từng loại hình công ty.

Loại hình công ty	Hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp tư nhân	– Giấy đề nghị đăng ký công ty. – Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ công ty tư nhân.
Công ty hợp danh	– Giấy đề nghị đăng ký công ty. – Điều lệ công ty. – Danh sách thành viên. – Bản sao các giấy tờ: + Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. + Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần	– Giấy đề nghị đăng ký công ty. – Điều lệ công ty. – Danh sách thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần). – Bản sao các giấy tờ: + Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của công ty. + Giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông tổ chức đầu tư nước ngoài và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. – Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên	– Giấy đề nghị đăng ký công ty. – Điều lệ công ty. – Bản sao các giấy tờ: + Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của công ty. + Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu công ty; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. + Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

1.3. Lựa chọn tên cho công ty

Tên doanh nghiệp cần được lựa chọn phù hợp với quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, đồng thời đảm bảo dễ nhận diện và không trùng lặp với các doanh nghiệp đã đăng ký. Về cấu trúc, tên tiếng Việt của công ty phải bao gồm hai thành phần: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng, theo đúng thứ tự.

• Loại hình doanh nghiệp có thể được thể hiện đầy đủ hoặc viết tắt, ví dụ: “Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “Công ty TNHH”, “Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP”, “Công ty hợp danh” hoặc “Công ty HD”, “Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN”, v.v.
• Tên riêng là phần phân biệt của doanh nghiệp, được đặt bằng các chữ cái tiếng Việt hoặc các ký tự như F, J, Z, W, chữ số và một số ký hiệu được phép.

Ngoài ra, tên doanh nghiệp phải được sử dụng đồng bộ trên tất cả các phương tiện thể hiện thông tin pháp lý như: trụ sở chính, văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh, cũng như trên hóa đơn, chứng từ và các tài liệu giao dịch chính thức khác của công ty.

1.4. Lựa chọn địa điểm trụ sở đặt công ty

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, đồng thời phải là địa chỉ liên lạc rõ ràng và hợp pháp của doanh nghiệp. Địa chỉ này cần được xác định cụ thể theo địa giới hành chính, bao gồm đầy đủ thông tin như số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký kèm theo số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có) để phục vụ cho hoạt động giao dịch và quản lý nhà nước.

1.5. Lựa chọn mức vốn điều lệ công ty phù hợp

Căn cứ quy định tại khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên hoặc chủ sở hữu cam kết góp vào doanh nghiệp tại thời điểm đăng ký thành lập. Khái niệm này áp dụng cho các loại hình như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh, với cách thức góp vốn và trách nhiệm pháp lý có sự khác biệt tùy từng loại hình.

Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu hoặc tối đa đối với phần lớn ngành nghề, trừ một số lĩnh vực kinh doanh có điều kiện (như tài chính, ngân hàng, bất động sản…). Doanh nghiệp có quyền tự xác định và đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô và định hướng hoạt động kinh doanh, mà không cần chứng minh bằng tài sản thực tế hay số dư tài khoản.

Tuy nhiên, người góp vốn phải chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã cam kết góp, đồng thời việc kê khai vốn điều lệ cũng ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài và uy tín tài chính của doanh nghiệp trong giao dịch với đối tác và cơ quan quản lý.

2. Trình tự, thủ tục đăng ký công ty

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua một trong ba phương thức sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
• Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính
• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong đó, hình thức đăng ký qua mạng đang được khuyến khích sử dụng rộng rãi do tính tiện lợi và nhanh chóng. Hồ sơ đăng ký qua mạng được lập theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ giấy.

Khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng, cá nhân có thể lựa chọn:

• Sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; hoặc
• Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh được cấp bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cá nhân sở hữu tài khoản này phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với việc đăng ký và sử dụng tài khoản trong quá trình thực hiện thủ tục điện tử.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung;
• Trường hợp từ chối đăng ký: Phải thông báo bằng văn bản và ghi rõ lý do.

Khởi sự kinh doanh là một hành trình dài, trong đó, các thủ tục pháp lý và công tác kế toán là điều rất quan trọng. MISA ASP xin giới thiệu đến chủ doanh nghiệp trẻ Combo MISA ASP STARTUP BOOST, với hy vọng hỗ trợ doanh nghiệp trong những bước đầu tiên. Hãy nhanh tay đăng ký để nhận được combo ưu đãi với mức ưu đãi khủng chưa từng có!

Tạm kết: 

Tóm lại, việc thành lập công ty là một quá trình bao gồm nhiều bước pháp lý và hành chính chặt chẽ, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thông tin, hồ sơ và chiến lược vận hành. Việc nắm vững quy trình thành lập doanh nghiệp không chỉ giúp các chủ thể tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý trong giai đoạn đầu hoạt động. Do đó, bên cạnh việc tuân thủ đúng các bước theo quy định, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật các chính sách mới của pháp luật để đảm bảo sự phát triển bền vững và phù hợp với định hướng kinh doanh lâu dài.