Hướng Dẫn Cách Xử Lý 11 Trường Hợp Hóa Đơn Sai Sót Thường Gặp Từ 01/07/2026 Theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC

Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử chính thức áp dụng các điểm mới theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Do đó, nắm vững quy định về xử lý hóa đơn sai sót giúp cho kế toán dịch vụ tránh rủi ro bị phạt hành chính cho doanh nghiệp khách hàng

Qua bài viết này, Nền tảng Kế toán dịch vụ MISA ASP sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn sai sót trong 11 trường hợp thường gặp nhất theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1. Tổng quan về quy định xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Thông tư 91/2026/TT-BTC ban hành bổ sung và làm rõ các nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính nhưng vẫn bảo đảm tính chặt chẽ trong quản lý thuế.

Các hình thức xử lý hóa đơn sai sót chính:

1. Thông báo sai sót với cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT).

2. Lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Lập hóa đơn thay thế.

4. Lập hóa đơn cho nhiều hóa đơn sai sót cùng tháng đính kèm bảng kê (Mẫu 01/BK-ĐCTT).

2. Chi tiết cách xử lý hóa đơn sai sót trong 11 trường hợp cụ thể

🔹 Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng KHÔNG sai MST, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa

• Đặc điểm: Hóa đơn ghi sai các nội dung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế như tên công ty, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các thông tin phụ khác (nhưng MST, số tiền bằng số, thuế suất, tiền thuế, danh mục hàng hóa vẫn đúng).

• Hướng dẫn xử lý:

  • Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn mới.

  • Gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

🔹 Trường hợp 2: Sai trùng lặp thông tin trên nhiều hóa đơn của cùng 1 khách hàng trong cùng tháng

• Đặc điểm: Phát sinh sai trùng các thông tin như người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn phát hành cho cùng một khách hàng trong cùng tháng.

• Hướng dẫn xử lý:

  • Cho phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn thay thế chung để xử lý cho nhiều HĐĐT lập sai trong tháng.

  • Khi thực hiện, bắt buộc đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

🔹 Trường hợp 3: Sai MST, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất (Các nội dung bắt buộc)

• Đặc điểm: Hóa đơn sai các thông tin quan trọng như Mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế… ngoại trừ các trường hợp nhẹ ở Trường hợp 1.

• Hướng dẫn xử lý:

  • Phương án 1 (Điều chỉnh): Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trên hóa đơn phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

  • Phương án 2 (Thay thế): Lập hóa đơn điện tử thay thế. Trên hóa đơn phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

🔹 Trường hợp 4: Thanh toán thực tế hoặc quyết toán làm thay đổi giá trị, khối lượng

• Đặc điểm: Hóa đơn ban đầu đã lập đúng theo hợp đồng/thực tế, nhưng khi thanh toán thực tế hoặc quyết toán công trình/dịch vụ làm thay đổi giá trị, khối lượng đã giao dịch.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Người bán lập hóa đơn điện tử mới để phản ánh phần chênh lệch sau quyết toán.

  • Giá trị điều chỉnh: Ghi số âm (nếu giảm) hoặc ghi số dương (nếu tăng) theo giá trị thực tế.

🔹 Trường hợp 5: Trả lại hàng hóa (toàn bộ hoặc một phần)

 

• Đặc điểm: Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả việc đổi hàng làm thay đổi giá trị mua hàng.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Quy định chung: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

  • Ngoại lệ: Nếu hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả hàng thì người mua sẽ lập HĐĐT trả lại hàng và giao cho người bán.

🔹 Trường hợp 6: Bảo hiểm và các khoản giảm thu (hoàn phí, giảm phí, hoa hồng)

• Đặc điểm: Phát sinh hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm hoặc các khoản chi làm giảm doanh thu khác.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

  • Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn/giảm và nêu rõ lý do hoàn/giảm.

🔹 Trường hợp 7: Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng

 

• Đặc điểm: Hàng hóa là xe cơ giới, bất động sản, tài sản đã hoàn tất thủ tục đăng ký quyền sở hữu/sử dụng đứng tên người mua, sau đó phát sinh trả lại hàng.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Việc trả lại hàng phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến chuyển nhượng/sang tên tài sản.

  • Nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT, người mua chủ động lập HĐĐT trả lại hàng và giao cho người bán.

🔹 Trường hợp 8: HĐĐT từ máy tính tiền / HĐĐT bán tài sản đăng ký quyền sở hữu bị sai

• Đặc điểm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc HĐĐT bán tài sản thuộc diện đăng ký quyền sở hữu bị phát hiện có sai sót.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Người bán lập HĐĐT thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

  • Ngoại lệ: Nếu tài sản đã sang tên đăng ký cho người mua (theo điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC), người mua sẽ lập HĐĐT trả lại hàng cho người bán.

🔹 Trường hợp 9: Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số

• Đặc điểm: Khoản chiết khấu thương mại đạt mức hưởng theo số lượng/doanh số tích lũy của nhiều kỳ.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Điều chỉnh số tiền chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo.

  • Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, đính kèm bảng kê danh sách các hóa đơn cần điều chỉnh (bao gồm số tiền và tiền thuế điều chỉnh).

🔹 Trường hợp 10: Thu tiền trước, dịch vụ thanh toán, viễn thông, khí thiên nhiên

• Đặc điểm: Phát sinh hủy/chấm dứt hợp đồng sau khi đã thu tiền trước, hoặc điều chỉnh chi phí ngành thanh toán, viễn thông, chênh lệch tỷ giá khí thiên nhiên.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Thu tiền trước (BĐS, xây dựng…): Khi hủy/chấm dứt giao dịch hoặc hủy 1 phần dịch vụ → Lập hóa đơn điều chỉnh.

  • Tổ chức tín dụng/Thanh toán: Khi hoàn phí cho khách hàng → Lập hóa đơn điều chỉnh (không bắt buộc ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”).

  • Viễn thông (thẻ trả trước): Căn cứ dữ liệu từ bảng kê để lập hóa đơn điều chỉnh.

  • Khí thiên nhiên: Bán định giá ngoại tệ nhưng thanh toán VND có phát sinh chênh lệch tỷ giá → Lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch.

🔹 Trường hợp 11: Sai sót trong ngành hàng không

• Đặc điểm: Phát sinh đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không.

• Cách xử lý hóa đơn sai sót:

  • Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển không tính là hóa đơn điều chỉnh.

  • Không bắt buộc ghi dòng chữ: “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày…”.

  • Doanh nghiệp vận chuyển hàng không không được tự xuất HĐĐT đối với các trường hợp hoàn/đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

3. Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn sai sót từ 01/07/2026

1. Tuân thủ đúng mẫu biểu: Sử dụng đúng Mẫu 04/SS-HĐĐT khi thông báo sai sót với Cơ quan Thuế và Mẫu 01/BK-ĐCTT khi lập bảng kê đính kèm.

2. Ghi đầy đủ câu từ quy định: Đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (ở các trường hợp bắt buộc), phải ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…”.

3. Phần mềm kế toán chuẩn hóa: Để tối ưu quy trình kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót chính xác theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc ứng dụng các nền tảng công nghệ chuyên sâu như MISA ASP là giải pháp hàng đầu dành cho kế toán dịch vụ. 

Không chỉ hỗ trợ tự động hóa quy trình tra cứu, lập bảng kê và gửi thông báo sai sót, MISA ASP còn sở hữu những tính năng vượt trội giúp đơn giản hóa toàn bộ công tác xử lý hóa đơn:

• Tự động xử lý, kiểm tra trạng thái, tính hợp lệ HĐ
• Tự nhận diện các VTHH, NCC mới và hoàn thiện thông tin để thêm vào danh mục
• Tự xác định tính chất VTHH
• Tự xác định loại hóa đơn mua hàng/ mua dịch vụ và hoàn thiện thông tin để lập chứng từ..

Chỉ với chi phí cực kỳ tiết kiệm — chỉ bằng một cốc trà đá/ngày, MISA ASP giúp kế toán dịch vụ giải phóng khỏi hàng tá thời gian tổng hợp, nhập liệu chứng từ thủ công. Nhờ đó, anh/chị có thể thong thả nhận thêm nhiều khách hàng mới mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc chuẩn chỉnh. 

👉 Liên hệ hotline 0984888088 hoặc đăng ký tại đây để nhận Demo miễn phí: