Các quy định hiện hành đối với con dấu công ty

Con dấu là công cụ nhận diện pháp nhân chính thức của doanh nghiệp, dùng để xác lập tính pháp lý của văn bản và thể hiện sự ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp trong các quan hệ dân sự và thương mại. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp các thông tin chi tiết, đầy đủ và chính xác nhất về các quy định hiện hành đối với con dấu công ty.

1. Con dấu công ty là gì?

Hiện tại, pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về “con dấu doanh nghiệp” hay “con dấu công ty”. Tuy nhiên, trên thực tế, con dấu được hiểu là một công cụ đại diện cho doanh nghiệp trong các hoạt động hành chính và pháp lý.

Con dấu thường được đóng lên văn bản, giấy tờ để thể hiện sự xác nhận, cam kết của doanh nghiệp. Mỗi con dấu có thiết kế riêng biệt, không trùng lặp, giúp phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Với ý nghĩa là đại diện pháp lý của tổ chức, con dấu cần được quản lý chặt chẽ nhằm phòng tránh các hành vi giả mạo, sử dụng sai mục đích hoặc thất lạc dẫn đến hậu quả pháp lý không mong muốn.

>>> ĐỌC THÊM: Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày như thế nào?

2. Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp được quy định với các nội dung nổi bật như sau:

• Hình thức con dấu: Doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu được khắc tại cơ sở chuyên môn hoặc con dấu dưới dạng chữ ký số, theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Quyền tự quyết về con dấu: Doanh nghiệp chủ động lựa chọn loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị trực thuộc. Nhà nước không bắt buộc mẫu dấu hay cấp phép mẫu dấu như trước đây.
• Quản lý và sử dụng dấu: Việc quản lý, lưu giữ con dấu do doanh nghiệp quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế riêng của từng đơn vị có sử dụng dấu. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sử dụng con dấu trong các giao dịch theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

3. Dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu
• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, có thể khẳng định rằng, chữ ký số – nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử – được công nhận là một loại con dấu hợp pháp của doanh nghiệp.

Chữ ký số theo quy định pháp luật hiện hành

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua việc biến đổi một thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Cơ chế này cho phép xác định được:

• Việc biến đổi dữ liệu được thực hiện bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa
• Nội dung thông điệp dữ liệu không bị thay đổi kể từ thời điểm ký.

Điều kiện để chữ ký số được coi là hợp lệ

Chữ ký số chỉ được xem là hợp lệ và có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức có thẩm quyền cấp, bao gồm:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

– Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Tóm lại, chữ ký số – nếu được tạo và sử dụng đúng quy định, có giá trị pháp lý tương đương với con dấu truyền thống. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số không chỉ phù hợp với xu hướng phát triển, mà còn hoàn toàn đáp ứng yêu cầu pháp lý về con dấu theo quy định hiện hành.

Quản lý kế toán – tài chính không chỉ là một nhiệm vụ bắt buộc mà còn là nền móng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đưa ra quyết định đúng lúc. Dù vậy, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ vẫn đang loay hoay tự xử lý sổ sách hoặc chưa tìm được đơn vị kế toán phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính.

MISA ASP là nền tảng trung gian tin cậy, giúp anh/chị dễ dàng kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ kế toán uy tín – đã được đánh giá năng lực, kiểm duyệt chất lượng minh bạch. Giải pháp này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm, đồng thời mang lại sự an tâm khi hợp tác lâu dài với đối tác chuyên nghiệp. Chi phí rõ ràng – dịch vụ linh hoạt – tư vấn tận tâm. Anh/chị có thể bắt đầu ngay với trải nghiệm miễn phí và nhận tư vấn cá nhân hóa qua biểu mẫu dưới đây:

4. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước trước khi đưa vào sử dụng. Quy định này thể hiện tinh thần cải cách thủ tục hành chính, trao quyền chủ động cao hơn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn và quản lý con dấu.

Cụ thể, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình cũng như của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị trực thuộc. Việc quản lý và sử dụng con dấu sẽ được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ do doanh nghiệp ban hành. Do đó, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu dấu hoặc sử dụng dịch vụ tại các cơ sở khắc dấu mà không cần phải thực hiện bất kỳ thủ tục thông báo hay đăng ký mẫu dấu nào với cơ quan đăng ký kinh doanh.

5. Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến con dấu công ty

Doanh nghiệp có được tự thiết kế và khắc dấu không?

Có. Doanh nghiệp được toàn quyền lựa chọn hình thức, nội dung và số lượng con dấu. Có thể tự thiết kế hoặc thuê cơ sở khắc dấu để thực hiện, mà không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước.

Việc quản lý và sử dụng con dấu do ai quyết định?

Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu được quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế riêng do doanh nghiệp ban hành. Do đó, mỗi doanh nghiệp có thể thiết lập nguyên tắc nội bộ riêng về việc sử dụng và kiểm soát con dấu.

Con dấu có thể bị vô hiệu nếu sử dụng sai quy định không?

Có. Trường hợp sử dụng con dấu trái với quy định nội bộ, giả mạo, hoặc vượt thẩm quyền, tài liệu được đóng dấu có thể bị vô hiệu về mặt pháp lý. Người sử dụng sai con dấu có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật dân sự, hành chính hoặc hình sự tùy theo mức độ vi phạm.

Chữ ký số có thay thế hoàn toàn con dấu truyền thống không?

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong thực tế, tùy theo loại giao dịch và yêu cầu của đối tác, doanh nghiệp vẫn có thể cần duy trì cả hai hình thức: con dấu truyền thống và chữ ký số để linh hoạt trong sử dụng.

Tạm kết: 

Con dấu được sử dụng như bằng chứng pháp lý về việc doanh nghiệp xác nhận nội dung văn bản, đồng thời là yếu tố thể hiện sự chấp thuận và chịu trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các thỏa thuận, quyết định và giao dịch phát sinh. Việc hiểu và tuân thủ đúng quy định về con dấu là yếu tố then chốt để tránh các rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp trong bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.