Hướng dẫn cách đóng dấu công ty chính xác, đúng luật

Con dấu công ty là một phương tiện nhận diện pháp lý của doanh nghiệp, đóng vai trò xác thực và ràng buộc trách nhiệm pháp lý trong nhiều giao dịch và văn bản hành chính. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các thông tin đầy đủ nhất về cách đóng dấu công ty chính xác, đúng luật.

1. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày như thế nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc thể hiện dấu và chữ ký số trên văn bản điện tử cần tuân thủ quy định thống nhất để đảm bảo hiệu lực pháp lý và tính minh bạch. Theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày như sau:

– Hình ảnh và vị trí của dấu số

• Hình ảnh dấu số chính là hình ảnh con dấu truyền thống của cơ quan, tổ chức, có màu đỏ, nền trong suốt, định dạng .png và được thể hiện với kích thước thực tế tương đương dấu đóng tay.
• Dấu số được đặt chồng lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền, theo hướng bên trái, đảm bảo yếu tố xác thực và hợp lệ.

– Cách thể hiện chữ ký số trên văn bản kèm theo

Việc ký số trên văn bản kèm theo (như phụ lục, báo cáo, bảng biểu) tùy thuộc vào cách đính kèm với văn bản chính:

• Nếu văn bản kèm theo nằm chung một tệp với văn bản chính: Chỉ ký số lên văn bản chính, không ký số lên phần kèm theo.
• Nếu văn bản kèm theo là tệp riêng biệt: Cần thực hiện ký số riêng của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

– Vị trí thể hiện chữ ký số trên văn bản kèm theo

• Ký số của cơ quan, tổ chức sẽ được đặt tại góc trên bên phải của trang đầu tiên của văn bản kèm theo.
• Không hiển thị hình ảnh chữ ký số trong trường hợp này.

2. Cách đóng dấu văn bản công ty chính xác đúng luật nhất như thế nào?

Việc đóng dấu trong doanh nghiệp không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ xác lập giá trị pháp lý cho văn bản. Theo quy định tại Điều 32 và Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc về quản lý và sử dụng con dấu. Cụ thể, con dấu chỉ được sử dụng trên các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, và phải được quản lý, lưu giữ bởi người có trách nhiệm rõ ràng trong tổ chức. Dưới đây là ba hình thức đóng dấu thường gặp và hướng dẫn thực hiện đúng quy định:

– Đóng dấu lên chữ ký (dấu xác thực): Đây là hình thức đóng dấu phổ biến nhất nhằm xác nhận văn bản đã được ký bởi người có thẩm quyền.

• Chỉ thực hiện sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ.
• Dấu phải in rõ nét, đặt đúng chiều, sử dụng mực đỏ và đóng sao cho phủ lên khoảng 1/3 bên trái của chữ ký.
• Đây là dấu hiệu quan trọng để văn bản có hiệu lực pháp lý chính thức.

– Đóng dấu treo: Hình thức này thường dùng với các văn bản có đính kèm phụ lục hoặc khi cần xác nhận văn bản là một phần không thể tách rời trong hồ sơ.

• Dấu được đóng tại trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Cách thức đóng dấu treo do người đứng đầu tổ chức quyết định, tùy theo mục đích sử dụng.
• Dấu treo không thay thế vai trò của dấu xác thực văn bản.

– Đóng dấu giáp lai: Áp dụng khi văn bản có từ hai trang trở lên nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung.

• Dấu giáp lai được đóng tại mép phải của văn bản, sao cho phủ lên phần mép nối giữa các tờ.
• Mỗi con dấu không được phủ quá 5 trang giấy.
• Cách đóng dấu giáp lai giúp tránh việc tách rời hoặc thay thế trang trong văn bản gốc.

Lưu ý: Mặc dù các quy định nêu trên được thiết kế cho cơ quan nhà nước, nhưng các doanh nghiệp ngoài khu vực công vẫn có thể vận dụng nhằm bảo đảm tính minh bạch và chuẩn hóa trong hoạt động nội bộ cũng như giao dịch đối ngoại.

Quản lý tài chính – kế toán hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải hộ kinh doanh hay doanh nghiệp nhỏ nào cũng đủ nguồn lực để tự đảm nhiệm hoặc chọn được dịch vụ kế toán phù hợp.

MISA ASP mang đến giải pháp kết nối nhanh chóng với các nhà cung cấp dịch vụ kế toán uy tín trên toàn quốc – đã được kiểm duyệt năng lực rõ ràng. Anh/chị không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn được đảm bảo về minh bạch chi phí, linh hoạt dịch vụ và sự đồng hành lâu dài. Trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay và nhận tư vấn chi tiết qua việc đăng ký biểu mẫu bên dưới.

3. Một số thắc mắc thường gặp về cách đóng dấu công ty

Có được đóng dấu trước khi văn bản được ký hay không?

Không. Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu của cơ quan, tổ chức chỉ được đóng lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu trước là không hợp lệ và có thể khiến văn bản không được công nhận giá trị pháp lý.

Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải đặt ở vị trí nào là đúng?

Dấu phải được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, theo điểm b khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, dấu phải được đóng rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, sử dụng mực đỏ đúng quy chuẩn.

Dấu giáp lai và dấu treo khác nhau như thế nào?

• Dấu giáp lai được sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản nhiều trang, đóng ở mép phải của văn bản, trùm lên phần mép nối giữa các tờ; mỗi dấu giáp lai tối đa 05 tờ văn bản.
• Dấu treo thường được dùng trong văn bản có phụ lục, đóng ở trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục, mang tính xác nhận văn bản kèm theo là một phần của văn bản chính.

Văn bản điện tử có cần đóng dấu đỏ hay không?

Không cần đóng dấu đỏ truyền thống. Với văn bản điện tử, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số kèm hình ảnh con dấu điện tử đúng định dạng (.png, nền trong suốt), đặt trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người ký, theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Con dấu công ty có thể đóng lên bản sao văn bản không?

Có. Văn thư được phép đóng dấu hoặc ký số lên bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Tuy nhiên, bản sao cũng cần tuân thủ quy trình nội bộ về việc sao lục, xác nhận và lưu trữ tài liệu, tránh việc sử dụng dấu vào mục đích không phù hợp.

Mỗi loại văn bản cần đóng dấu mấy lần?

Thông thường, mỗi văn bản chỉ cần đóng một dấu xác thực duy nhất, trùm lên chữ ký của người có thẩm quyền. Nếu văn bản có phụ lục đi kèm, có thể thêm dấu treo trên phụ lục. Trong trường hợp văn bản nhiều trang, cần đóng dấu giáp lai để đảm bảo an toàn nội dung.

Khi thay đổi con dấu thì có cần đóng dấu lại các văn bản cũ không?

Không. Các văn bản đã được phát hành với con dấu cũ vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý tại thời điểm ban hành. Khi thay đổi con dấu, doanh nghiệp chỉ cần ban hành quyết định thay đổi và sử dụng dấu mới kể từ thời điểm có hiệu lực, không cần đóng lại dấu cũ lên văn bản trước đó.

Ai là người được quyền đóng dấu trong doanh nghiệp?

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu doanh nghiệp có trách nhiệm ủy quyền cho cá nhân cụ thể (thường là bộ phận hành chính – văn thư) thực hiện việc quản lý và đóng dấu. Người được giao nhiệm vụ phải tuân thủ nghiêm quy định, chỉ được đóng dấu sau khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

Có được sử dụng dấu màu khác màu đỏ không?

Không. Quy định tại điểm a khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ: dấu phải được đóng bằng mực đỏ. Việc sử dụng màu mực khác (đen, xanh, tím…) là không hợp lệ, có thể khiến văn bản bị từ chối hoặc không được công nhận về mặt pháp lý.

Tạm kết:

Con dấu được xem là dấu hiệu pháp lý thể hiện tư cách và ý chí của doanh nghiệp trong các văn bản hành chính, hợp đồng, giao dịch và cam kết với bên thứ ba. Vì vậy, nắm chắc quy định và thực hành đúng cách đóng dấu công ty chính là bảo hiểm pháp lý cho mọi hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.