0 lượt xem
Có cần thông báo mẫu dấu công ty với các cơ quan chức năng hay không là thắc mắc phổ biến của nhiều người khi chuẩn bị thành lập công ty. Trên thực tế, quy định về con dấu đã có nhiều thay đổi so với trước đây, đặc biệt sau Luật Doanh nghiệp 2020. Bài viết này sẽ tổng hợp và giúp làm rõ vấn đề này cũng như cung cấp mẫu văn bản chuẩn để sử dụng khi cần.
1. Có cần thông báo mẫu dấu doanh nghiệp hay không?
Trước đây, theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp khi sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu đều phải thực hiện thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải thông tin mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này đã không còn hiệu lực.
Kể từ ngày 04/01/2021, khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, toàn bộ các quy định về thủ tục thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ nhằm đơn giản hóa hành chính và phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải nộp thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng.
Điều này đồng nghĩa với việc hiện nay, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về hình thức, số lượng, nội dung và cách thức quản lý con dấu mà không cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước.
2. Tải thông báo mẫu dấu công ty
Tải Mẫu thông báo về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện Tại đây
3. Con dấu của doanh nghiệp do cơ quan nào cấp?
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu không còn do cơ quan nhà nước cấp hoặc phê duyệt như trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về loại dấu (dấu khắc hoặc chữ ký số), hình thức, nội dung và số lượng con dấu sử dụng.
Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế riêng do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác có con dấu ban hành. Doanh nghiệp có trách nhiệm sử dụng dấu đúng quy định pháp luật trong các giao dịch.
Từ đó có thể khẳng định, theo pháp luật hiện hành, cơ quan nhà nước không còn thẩm quyền cấp dấu cho doanh nghiệp. Việc tạo lập và sử dụng con dấu hiện nay hoàn toàn thuộc phạm vi tự chủ của doanh nghiệp.
4. Nghĩa vụ của doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau trong suốt quá trình hoạt động:
- Đáp ứng và duy trì điều kiện kinh doanh: Doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện đầu tư, kinh doanh đối với các ngành, nghề có điều kiện; đồng thời duy trì các điều kiện đó liên tục trong quá trình hoạt động.
- Thực hiện nghĩa vụ đăng ký và công khai thông tin: Bao gồm việc đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về việc thành lập và hoạt động, thực hiện các nghĩa vụ báo cáo theo đúng quy định của pháp luật.
- Bảo đảm tính trung thực trong thông tin kê khai: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trong hồ sơ đăng ký, báo cáo; nếu phát hiện có sai sót hoặc thiếu thông tin, phải kịp thời chỉnh sửa, bổ sung.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính: Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, kê khai và nộp thuế, cũng như thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Bảo đảm quyền và lợi ích của người lao động: Bao gồm việc tôn trọng quyền lợi hợp pháp của người lao động, không phân biệt đối xử, không ngược đãi hay cưỡng bức lao động, đồng thời thực hiện đầy đủ các chế độ về bảo hiểm và hỗ trợ đào tạo nghề cho người lao động.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
>> ĐỌC THÊM: Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH
>> ĐỌC THÊM: Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân hay không?
5. Một số thắc mắc thường gặp về mẫu dấu công ty
Mẫu dấu doanh nghiệp có bắt buộc phải theo khuôn định sẵn không?
Không. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu. Pháp luật hiện hành không quy định khuôn mẫu cố định nào về hình dạng, màu sắc hay nội dung chi tiết của mẫu dấu, miễn là không vi phạm thuần phong mỹ tục, trật tự công cộng hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chuyên nghiệp và khả năng nhận diện, doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu dấu rõ ràng, nhất quán với thương hiệu.
Có cần phải thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước không?
Không. Trước đây, theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu dấu đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, từ ngày 04/01/2021, Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực đã bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu. Hiện nay, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo trước khi sử dụng mẫu dấu.
Cơ quan nào cấp mẫu dấu hoặc phê duyệt nội dung con dấu?
Hiện nay, không có cơ quan nào cấp hoặc phê duyệt mẫu dấu doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự khắc dấu tại cơ sở khắc dấu hợp pháp hoặc sử dụng chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử. Việc tạo lập và quản lý con dấu là quyền tự chủ của doanh nghiệp, được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ.
Khi thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp có phải nộp hồ sơ hay thông báo gì không?
Không. Do quy định thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ, nên doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu không cần nộp hồ sơ hay thực hiện thủ tục hành chính nào. Tuy nhiên, nếu có thay đổi con dấu liên quan đến hoạt động nội bộ hoặc với đối tác (ví dụ: hợp đồng, chứng từ…), doanh nghiệp nên ban hành quyết định nội bộ và thông báo tới các bên liên quan để tránh hiểu nhầm.
Mẫu dấu có cần ghi đầy đủ thông tin như tên công ty, mã số thuế không?
Không bắt buộc. Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể mẫu dấu phải có những thông tin gì. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn thể hiện tên doanh nghiệp và mã số thuế trên mẫu dấu để đảm bảo rõ ràng và thuận tiện trong giao dịch. Việc thể hiện thông tin này là khuyến nghị, không mang tính bắt buộc.
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thay cho dấu tròn có hợp pháp không?
Có. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của doanh nghiệp có thể là dấu khắc thông thường hoặc chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số thay cho dấu tròn trong các giao dịch, văn bản điện tử. Tuy nhiên, cần bảo đảm chữ ký số đó hợp lệ và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp tại Việt Nam.
Trường hợp bị mất con dấu, doanh nghiệp phải làm gì?
Hiện nay, pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo hoặc xin cấp lại con dấu tại cơ quan đăng ký kinh doanh như trước. Tuy nhiên, nếu mất dấu có thể ảnh hưởng đến giao dịch hoặc làm phát sinh rủi ro pháp lý (ví dụ: bị giả mạo), doanh nghiệp nên:
- Ra quyết định thu hồi và hủy hiệu lực con dấu cũ,
- Ban hành mẫu dấu mới và áp dụng ngay trong nội bộ,
- Thông báo đến các đối tác để tránh sử dụng nhầm mẫu dấu không còn giá trị.
Trường hợp con dấu bị sử dụng trái phép, doanh nghiệp có thể gửi đơn trình báo cơ quan công an để được xử lý theo quy định.
Con dấu có giá trị pháp lý như thế nào trong văn bản, hợp đồng?
Theo quy định hiện hành, con dấu không còn là điều kiện bắt buộc để văn bản hoặc hợp đồng phát sinh hiệu lực pháp lý. Giá trị pháp lý của văn bản chủ yếu dựa vào chữ ký của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thực tiễn, đặc biệt là với đối tác, tổ chức tài chính, cơ quan nhà nước…, việc đóng dấu vẫn thường được yêu cầu như một biện pháp xác thực tính chính thức của văn bản. Do đó, doanh nghiệp vẫn nên sử dụng con dấu một cách phù hợp trong các giao dịch cần thiết.
Tạm kết:
Trong hệ thống văn bản doanh nghiệp, con dấu có tác dụng hợp thức hóa nội dung do người có thẩm quyền ban hành và là căn cứ pháp lý thể hiện sự đồng thuận chính thức của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin về thông báo mẫu dấu công ty mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
