Các điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ là gì? Thủ tục và hồ sơ cần thiết

Sự phát triển nhanh chóng của toàn cầu hóa đã khiến năng lực ngôn ngữ trở thành một yêu cầu thiết yếu, không chỉ trong giáo dục mà còn trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa và công nghệ. Trước làn sóng hội nhập ấy, nhu cầu học tập ngoại ngữ tại Việt Nam ngày càng mở rộng, tạo điều kiện thuận lợi cho các trung tâm ngoại ngữ ra đời và phát triển. Tuy nhiên, để thiết lập một trung tâm ngoại ngữ đúng quy định, chủ thể thành lập cần am hiểu không chỉ về chuyên môn giảng dạy mà còn cả hệ thống pháp lý liên quan. Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ theo quy định của pháp luật là yếu tố then chốt quyết định sự hợp pháp và bền vững của mô hình đào tạo này.

1. Các hình thức trung tâm ngoại ngữ và đối tượng được quyền thành lập

Căn cứ theo Điều 2 Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Trung tâm ngoại ngữ, tin học ban hành kèm theo Thông tư số 21/2018/TT-BGDĐT ngày 21/8/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, trung tâm ngoại ngữ có thể được thành lập theo ba hình thức chính, tùy thuộc vào chủ thể đề xuất:

• Trung tâm ngoại ngữ do Nhà nước thành lập: Đây là loại hình trung tâm thuộc sở hữu nhà nước, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập và quản lý. Mục tiêu chủ yếu là phục vụ nhu cầu đào tạo công lập, không vì mục đích lợi nhuận.
• Trung tâm ngoại ngữ do tổ chức, cá nhân trong nước thành lập: Các tổ chức kinh tế, xã hội hoặc cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và có nhu cầu kinh doanh hợp pháp đều có thể đề xuất thành lập trung tâm ngoại ngữ tư nhân. Đây là loại hình phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt tại các thành phố lớn, nơi có nhu cầu học ngoại ngữ cao.
• Trung tâm ngoại ngữ có vốn đầu tư nước ngoài: Hình thức này bao gồm các trung tâm do tổ chức, cá nhân nước ngoài góp vốn một phần hoặc toàn bộ để thành lập. Hình thức này phải tuân thủ thêm các quy định về đầu tư nước ngoài, song song với quy định giáo dục hiện hành.

Như vậy, việc thành lập trung tâm ngoại ngữ không giới hạn ở các cơ quan nhà nước mà còn mở rộng cho các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước, miễn là đáp ứng đủ điều kiện theo pháp luật. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho thị trường giáo dục đa dạng, linh hoạt, đồng thời khuyến khích xã hội hóa giáo dục.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 42 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, trung tâm ngoại ngữ được xếp vào nhóm trung tâm thực hiện nhiệm vụ giáo dục thường xuyên, bên cạnh các mô hình như trung tâm tin học, kỹ năng sống hay bồi dưỡng văn hóa. Như vậy, vai trò của trung tâm ngoại ngữ không chỉ giới hạn ở giảng dạy ngôn ngữ, mà còn là một cấu phần của hệ thống học tập suốt đời, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người học trong xã hội hiện đại. Do đó, việc tuân thủ chặt chẽ các điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ là rất cần thiết.

2. Các bước thủ tục cần thiết thành lập trung tâm ngoại ngữ

Theo quy định tại khoản 20 Điều 1 Nghị định 135/2018/NĐ-CP và khoản 3 Điều 47 Nghị định 46/2017/NĐ-CP, quy trình thành lập trung tâm ngoại ngữ được triển khai theo một trình tự chặt chẽ nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị thành lập

Tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu thành lập trung tâm ngoại ngữ chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ theo yêu cầu và nộp tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền, có thể là Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc cơ quan tương đương, tùy theo địa phương. Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, trong vòng 10 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét, đánh giá tính đầy đủ và hợp pháp của các tài liệu, điều kiện liên quan. Việc thẩm định có thể bao gồm cả việc kiểm tra thực tế về cơ sở vật chất, đội ngũ giảng dạy hoặc kế hoạch hoạt động của trung tâm (nếu cần thiết).

Bước 3: Ra quyết định thành lập hoặc thông báo từ chối

Trong vòng 05 ngày làm việc tiếp theo, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành Quyết định cho phép thành lập trung tâm ngoại ngữ. Ngược lại, nếu chưa đủ điều kiện, cơ quan tiếp nhận sẽ có thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối để tổ chức hoặc cá nhân có thể hoàn thiện, điều chỉnh và nộp lại hồ sơ khi cần thiết.

3. Hồ sơ thực hiện thủ tục xin cấp phép

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định là điều kiện tiên quyết để cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định và quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ. Căn cứ theo Thông tư số 21/2018/TT-BGDĐT và các văn bản pháp lý liên quan, hồ sơ đề nghị thành lập trung tâm ngoại ngữ bao gồm các nhóm tài liệu chính như sau:

3.1. Hồ sơ hành chính, pháp lý chung

– Tờ trình đề nghị thành lập trung tâm: Nêu rõ nhu cầu, mục đích thành lập và cam kết tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật về giáo dục và đào tạo.

– Đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ: Đây là văn bản mang tính nền tảng, thể hiện toàn diện phương án xây dựng và vận hành trung tâm, bao gồm:

• Tên gọi trung tâm (có cụm từ “trung tâm ngoại ngữ” kèm theo tên riêng không trùng lặp và phù hợp văn hóa)
• Địa điểm hoạt động (có địa chỉ rõ ràng, ổn định, phù hợp với quy định pháp luật)
• Mục tiêu hoạt động, chương trình giảng dạy, quy mô đào tạo
• Cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ giảng dạy
• Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý trung tâm
• Sơ yếu lý lịch và trình độ của người dự kiến làm Giám đốc trung tâm.

– Dự thảo nội quy tổ chức hoạt động của trung tâm: Văn bản quy định nội bộ về quy chế học tập, sinh hoạt, kỷ luật và vận hành hành chính tại trung tâm.

3.2. Hồ sơ đối với tổ chức thành lập trung tâm

Áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp trong nước đứng tên xin thành lập:

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trong đó có ngành nghề kinh doanh liên quan đến đào tạo ngoại ngữ)
• Hợp đồng thuê hoặc mượn trụ sở (thời hạn thuê tối thiểu 01 năm, diện tích tối thiểu 1,5m²/học viên; mỗi phòng học ít nhất 30m²)
• Giấy cam kết đảm bảo phòng cháy chữa cháy (do đơn vị tự lập)
• Giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất tại nơi đặt trung tâm
• Văn bản xác nhận của chính quyền địa phương về việc đồng ý cho mở trung tâm tại địa chỉ đăng ký
• Danh sách giáo viên, nhân viên, cùng các hợp đồng lao động tương ứng đã ký kết
• Thông tin tài chính dự kiến: mức thu học phí, lương giảng viên, chi phí hoạt động.

3.3. Hồ sơ đối với Giám đốc trung tâm

Bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch (dán ảnh 3×4, có xác nhận của UBND phường/xã nơi cư trú, thể hiện thời gian công tác phù hợp)
• Văn bản xác nhận thời gian công tác trong lĩnh vực giáo dục từ 03 năm trở lên (giảng dạy hoặc tư vấn giáo dục)
• Bằng tốt nghiệp đại học ngành ngoại ngữ hoặc chứng chỉ B1 trở lên
• Giấy khám sức khỏe (trong vòng 6 tháng)
• CMND/CCCD (bản sao công chứng).

3.4. Hồ sơ đối với đội ngũ giáo viên, nhân viên

– Giáo viên ngoại ngữ (ít nhất 4 người, theo tỷ lệ 25 học viên/1 giáo viên/1 ca):

• Bằng cấp chuyên môn (cao đẳng/đại học sư phạm ngoại ngữ, hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm nếu tốt nghiệp không đúng chuyên ngành)
• CMND/CCCD (công chứng)
• Hồ sơ lao động (sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe)
• Nơi công tác hiện tại (nếu có).

– Nhân viên khác:

• Kế toán, thủ quỹ: Bằng tốt nghiệp chuyên ngành tài chính, kế toán (công chứng)
• Nhân viên tư vấn: Tốt nghiệp các ngành liên quan như kinh tế, ngoại ngữ, thương mại
• Bảo vệ: Hồ sơ lao động, giấy khám sức khỏe, CMND (công chứng).

3.5. Các tài liệu khác kèm theo

– Danh mục giáo trình, tài liệu giảng dạy và thiết bị học tập (ghi rõ tên sách, nhà xuất bản, mục đích sử dụng);

– Bảng kê cơ sở vật chất, trang thiết bị: bàn ghế, bảng viết, máy chiếu, máy tính, thiết bị phòng cháy chữa cháy… kèm thông tin định giá để chứng minh năng lực đầu tư ban đầu;

– Chương trình và kế hoạch giảng dạy: mô tả thời lượng, nội dung các khóa học, cách thức kiểm tra – đánh giá, tổ chức thi cuối khóa;

– Dự toán chi phí và kế hoạch tài chính ban đầu: chi phí đầu tư, học phí dự kiến, bảng lương nhân sự,…

4. Điều kiện thành lập trung tâm ngoại ngữ

Để được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập, trung tâm ngoại ngữ cần đáp ứng đồng thời các điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ mang tính bắt buộc. Những điều kiện này không chỉ nhằm bảo đảm chất lượng giáo dục, mà còn là cơ sở pháp lý cho hoạt động bền vững và đúng chuẩn trong lĩnh vực đào tạo. Theo quy định tại Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT, cụ thể như sau:

4.1. Điều kiện hoạt động giáo dục của trung tâm ngoại ngữ

Trung tâm ngoại ngữ chỉ được phép đi vào hoạt động sau khi đã hoàn tất thủ tục thành lập và được cấp quyết định cho phép hoạt động giáo dục. Để đạt được bước này, trung tâm cần thỏa mãn các yêu cầu then chốt:

– Đội ngũ nhân sự đạt chuẩn:

• Bao gồm cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên phục vụ. Đội ngũ này phải có đủ bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn phù hợp và năng lực thực tiễn đáp ứng yêu cầu giảng dạy ngoại ngữ.
• Giáo viên cần có bằng tốt nghiệp cao đẳng/đại học chuyên ngành sư phạm ngoại ngữ hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm nếu không đúng chuyên ngành;
• Tỷ lệ giáo viên đảm bảo: tối thiểu 01 giáo viên/25 học viên/01 ca học.

– Cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính phù hợp:

• Trung tâm cần có trụ sở ổn định, phòng học đạt chuẩn diện tích tối thiểu 1,5 m²/học viên, được trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ dạy – học như bảng, máy chiếu, giáo trình, thiết bị PCCC, thư viện, phòng hành chính…
• Trung tâm cần đảm bảo có nguồn tài chính đủ mạnh để đảm bảo hoạt động thường xuyên và lâu dài, bao gồm lương cho giáo viên, chi phí bảo trì cơ sở vật chất, học liệu…

– Chương trình và tài liệu giảng dạy: Các khóa học phải được xây dựng thành kế hoạch đào tạo rõ ràng, với nội dung giảng dạy phù hợp với trình độ người học và mục tiêu đào tạo. Việc sử dụng giáo trình cần đảm bảo tính pháp lý, được xuất bản hợp lệ hoặc được cho phép sử dụng.

4.2. Điều kiện đối với Giám đốc trung tâm ngoại ngữ

Giám đốc trung tâm là người chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng và hiệu quả hoạt động giáo dục, do đó bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định. Cụ thể:

– Nhân thân tốt: Không vi phạm pháp luật, không có tiền án, tiền sự, có phẩm chất đạo đức phù hợp với vai trò quản lý giáo dục;

– Có năng lực quản lý: Thể hiện qua quá trình công tác thực tế, kỹ năng tổ chức, điều hành và triển khai hoạt động giáo dục – đào tạo;

– Trình độ chuyên môn đạt chuẩn:

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ; hoặc
• Tốt nghiệp đại học bất kỳ và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương;

– Kinh nghiệm thực tiễn trong giáo dục: Đã có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, giảng dạy hoặc tư vấn giáo dục, có xác nhận của đơn vị công tác.

5. Thẩm quyền thành lập trung tâm ngoại ngữ

Thẩm quyền quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ được phân định rõ ràng theo từng loại hình tổ chức và cơ sở pháp lý cụ thể, nhằm bảo đảm tính thống nhất trong công tác quản lý nhà nước về giáo dục. Căn cứ quy định tại Điều 47 Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-BGDĐT năm 2018, việc thành lập trung tâm ngoại ngữ sẽ do một trong các chủ thể sau đây quyết định, tùy vào tính chất tổ chức và địa điểm hoạt động của trung tâm:

5.1. Trung tâm ngoại ngữ trong khuôn viên cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng sư phạm

Đối với các trung tâm ngoại ngữ được đặt trong khuôn viên của các trường đại học, học viện hoặc cao đẳng sư phạm, thẩm quyền quyết định thành lập thuộc về người đứng đầu cơ sở giáo dục nơi trung tâm tọa lạc. Cụ thể:

• Giám đốc đại học, học viện
• Hiệu trưởng trường đại học, cao đẳng sư phạm.

Chủ thể này có quyền trực tiếp ra quyết định thành lập trung tâm khi đủ điều kiện theo quy định.

5.2. Trung tâm ngoại ngữ do tổ chức thành lập

Đối với các trung tâm được thành lập bởi các tổ chức trong nước, thẩm quyền được xác định dựa trên tính chất pháp lý của tổ chức thành lập nếu là tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, thì người đứng đầu tổ chức đó sẽ là người ra quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ.

5.3. Trung tâm ngoại ngữ hoạt động độc lập ngoài hệ thống giáo dục hoặc do tổ chức/cá nhân thành lập

Trong trường hợp trung tâm:

• Nằm ngoài khuôn viên các cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng sư phạm; hoặc
• Do các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội – nghề nghiệp hoặc cá nhân thành lập mà không trực thuộc bất kỳ cơ sở giáo dục nào,

thì Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo cấp tỉnh – nơi trung tâm đặt trụ sở chính – là người có thẩm quyền xem xét và ra quyết định thành lập trung tâm.

Tạm kết: 

Có thể nói, hành trình xây dựng một trung tâm ngoại ngữ là sự kết hợp giữa khát vọng đóng góp cho giáo dục và khả năng đáp ứng chuẩn mực quản lý. Trong bức tranh tổng thể của thị trường đào tạo ngôn ngữ, việc tuân thủ các điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là minh chứng cho tính chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị tổ chức. Một trung tâm ngoại ngữ ra đời trên nền tảng pháp lý vững chắc sẽ có nhiều lợi thế để phát triển bền vững, xây dựng niềm tin với học viên và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ trong nước.