Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế khác kỳ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho Kế toán dịch vụ

Việc kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ thường phát sinh khi doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi đã kê khai thuế kỳ trước. Nếu kế toán dịch vụ (KTDV) không xử lý đúng cách và kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế.

Bài viết này sẽ giúp anh/chị hiểu rõ khi nào cần điều chỉnh khác kỳ, hướng dẫn cách kê khai chuẩn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và nắm được thời hạn khai bổ sung hồ sơ thuế để chủ động xử lý chính xác.

1. Hóa đơn thay thế/điều chỉnh khác kỳ kê khai vào kỳ nào?

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã kê khai, việc xác định kỳ kê khai cho hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế là bước quan trọng nhất.

Việc xác định sai kỳ sẽ dẫn đến việc kê khai lệch giữa bên mua và bên bán, gây khó khăn khi đối chiếu dữ liệu và rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc xử phạt.

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nguyên tắc kê khai được phân chia rõ rệt dựa trên nguyên nhân dẫn đến việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

Theo điều khoản trên, việc xác định kỳ kê khai sẽ được phân định rõ ràng dựa trên bản chất của nghiệp vụ điều chỉnh. Nếu việc lập hóa đơn điều chỉnh nhằm khắc phục các lỗi như: sai đơn giá, sai thuế suất, sai mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ…, thì cả người bán và người mua đều phải thực hiện khai bổ sung vào đúng kỳ phát sinh của hóa đơn bị sai sót ban đầu.

Đối với các trường hợp điều chỉnh do biến động kinh tế (Hóa đơn gốc không sai sót), phát sinh từ các nghiệp vụ như: chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, điều chỉnh theo quyết toán hoặc thực tế thanh toán…, nguyên tắc kê khai sẽ có sự khác biệt: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, trong khi người mua sẽ kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Chi tiết cách thực hiện cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót khác kỳ với hóa đơn bị điều chỉnh

(Áp dụng khi hóa đơn gốc sai về: Mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất, tiền thuế…)

Trong trường hợp này, bản chất là anh/chị đang sửa lại dữ liệu của kỳ cũ. Do đó, cả người bán và người mua đều phải thực hiện khai bổ sung vào đúng kỳ mà hóa đơn gốc đã phát sinh.

• Bên bán: Thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị sai sót.
• Bên mua: Thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị sai sót.

Trường hợp 2: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót cùng kỳ với hóa đơn bị điều chỉnh

(Áp dụng khi hóa đơn gốc đã đúng, nhưng phát sinh các yếu tố sau: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, điều chỉnh theo quyết toán/đối soát, thực tế thanh toán…)

Đây là trường hợp hóa đơn điều chỉnh phát sinh dựa trên các nghiệp vụ kinh tế mới. Vì vậy, quy định về kỳ kê khai sẽ có sự khác biệt giữa bên bán và bên mua:

• Bên bán: Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Bên mua: Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

2. Cách kê khai hóa đơn thay thế/điều chỉnh khác kỳ như thế nào?

Với trường hợp phát sinh hóa đơn thay thế/điều chỉnh, kế toán dịch vụ cần xác định sai sót và mức độ ảnh hưởng của việc lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh đối với nghĩa vụ thuế của kỳ gốc và thực hiện kê khai theo hướng dẫn dưới đây:

Sai sót	Chỉ tiêu tờ khai	Thủ tục
Sai sót của việc lập hóa đơn thay thế/hóa đơn điều chỉnh không làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp, tiền thuế được khấu trừ	Sai chỉ tiêu [23]: Giá trị hàng hóa mua vào[29],[30],[32],[32a]: Doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 0%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 5%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 10%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra không tính thuế	Không phải nộp Tờ khai bổ sung. KTDV chỉ cần hỗ trợ DN nộp bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan.
Trường hợp ảnh hưởng của khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn của kỳ gốc	Sai sót làm tăng, giảm chỉ tiêu [40] “KHBS”	Lập Tờ khai bổ sung, bản giải trình:Tại tờ khai của kỳ bị sai: Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào trên chỉ tiêu [23], [24], [25] về số đúng kèm KHBS Điều chỉnh chỉ tiêu: [29], [30], [31], [32], [33] về số đúng kèm KHBS Phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp. Nếu chỉ tiêu [40] “KHBS” <0: Theo dõi bù trừ với thuế phải nộp kỳ sau.
Nếu ảnh hưởng của khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau của kỳ gốc	Sai sót chỉ làm ảnh hưởng tăng, giảm chỉ tiêu [43]	Lập Tờ khai bổ sung, Bản giải trình: Tại tờ khai của kỳ bị sai: Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào trên chỉ tiêu [23], [24], [25] về số đúng kèm KHBS Điều chỉnh chỉ tiêu: [29], [30], [31], [32], [33] về số đúng kèm KHBS Trên tờ khai của kỳ phát hiện: Trường hợp chỉ tiêu [43] “KHBS” >0: Kê khai chênh lệch tăng vào chỉ tiêu [38] của kỳ phát hiện. Trường hợp chỉ tiêu [43] “KHBS” <0: Kê khai chênh lệch giảm vào chỉ tiêu [37] của kỳ phát hiện.

Lưu ý: Kế toán dịch vụ cần đảm bảo chỉ tiêu [22] kỳ này bằng chỉ tiêu [43] của tờ khai chính thức kỳ trước liên kề mà không điều chỉnh lũy kế các tờ khai.