Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế hạn chế rủi ro tối đa

773

Trong quá trình kế toán thực hiện nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn đầu vào khó tránh khỏi một số trường hợp sơ suất khiến hóa đơn đầu vào bị mất. Vậy nếu chẳng may xảy ra trường hợp mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế, kế toán xử lý như thế nào khi mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế?

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn dùng với mục đích mua sắm, phục vụ các hoạt động kinh doanh, sản xuất cho doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, hóa đơn đầu vào được sử dụng để mua dịch vụ, hàng hóa cho cá nhân, tổ chức.

Đối với các đơn vị kinh doanh, hóa đơn đầu vào có thể tồn tại ở các dạng như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT. Hay chẳng hạn một số trường hợp khác: Các loại vé, thẻ, tem, phiếu thu tiền, phiếu thu cước vận chuyển hàng không…

Hóa đơn đầu vào là gì
Hóa đơn đầu vào dùng để mua sắm, phục vụ hoạt động kinh doanh…

2. Quy định thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào

Thông tư số 06/2012/TT-BTC từng quy định, thời hạn kê khai hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào là 6 tháng. Tuy nhiên, quy định về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào đã có sự thay đổi từ ngày 1/1/2014 khi Thông tư số 219/2013/TT- BTC của Bộ Tài Chính chính thức có hiệu lực.

Khoản 8, Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về việc kê khai hóa đơn đầu vào:

“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.

Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế”.

Như vậy, theo quy định mới của Thông tư số 219/2013/TT- BTC, không giới hạn thời gian kê khai 6 tháng với hóa đơn đầu vào. Thay vào đó, người nộp thuế có thể tiến hành kê khai, điều chỉnh, bổ sung bất cứ lúc nào nếu phát hiện kê khai thiếu hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, việc kê khai bổ sung cần phải tiến hành trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra để được hưởng khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Sau thời điểm cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra thì mọi trường hợp kê khai bổ sung hóa đơn giá trị gia tăng sẽ không được khấu trừ, hoàn thuế.

3. Cách xử lý hóa đơn đầu vào chưa kê khai

Doanh nghiệp cần phải tham khảo các quy định của pháp luật hiện hành khi xảy ra trường hợp chưa kê khai hay bỏ sót kê khai hóa đơn đầu vào, để xác định phương thức xử lý phù hợp:

– Tiến hành kê khai, khấu trừ hóa đơn đầu vào đúng kỳ khai phát hiện sai sót.

– Hóa đơn đầu vào bị sai sót sẽ được thực hiện kê khai bổ sung tại “Mục I – Hàng hóa, dịch vụ mua trong kỳ” trên tờ khai số 01/GTGT, phần mềm HTKK.

– Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót sẽ được kê khai ngay kỳ phát hiện sai sót. Tuyệt đối không kê khai hóa đơn đầu vào sai sót tại kỳ phát sinh sai sót.

– Chỉ khi doanh nghiệp kê khai bổ sung trước quyết định thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế thì mới được khấu trừ, hoàn thuế. Trường hợp, sau khi thanh tra thuế đã thanh tra mới kê khai bổ sung sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ, hoàn thuế GTGT.

Hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế xử lý thế nào
Doanh nghiệp cần tham khảo luật để nắm cắt cách xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

4. Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Nhiều đơn vị kinh doanh sẽ gặp trường hợp, trong quá trình hoạt động làm mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai mặc dù đã nhận dịch vụ, hàng hóa, hóa đơn từ bên bán. Khi xảy ra trường hợp này, bên mua cần phải nhanh chóng xử lý rủi ro làm mất hóa đơn chưa kê khai để tránh tổn thất.

a. Lập biên bản việc mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Sau khi phát hiện mất hóa đơn, bên mua cần liên hệ ngay với bên bán để cùng lập biên bản sự việc mất hóa đơn đầu vào. Việc lập biên bản ghi nhận sự việc không phân biệt người làm mất hóa đơn là bên mua hay bán. Yêu cầu mà biên bản ghi nhận sự việc cần đáp ứng:

– Sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế cần được ghi rõ, cụ thể, chi tiết

– Thông tin liên 1 của bên bán đã nộp thuế, khai vào thời gian nào cần được ghi rõ

– Bên mua và bán ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền lập biên bản.

b. Bên bán chụp liên 1 của hóa đơn gửi cho bên mua

Theo quy định của pháp luật hiện hành, bên bán sẽ hỗ trợ bên mua chụp liên 1 của hóa đơn khi bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2. Bên mua được phép sử dụng bản chụp từ khóa đơn liên 1 (có chữ ký, đóng dấu xác nhận bên bán) làm hóa đơn bản sao. Ngoài ra, sự việc cần kèm theo biên bản cháy hỏng, mất hóa đơn đã lập để làm chứng từ kế toán cũng như kê khai thuế.

Một lưu ý nhỏ cho việc xử lý mất hóa đơn đầu vào: Tính chính xác của sự việc cháy, mất, hỏng hóa đơn phải do cả bên mua và bên bán chịu trách nhiệm. Ngoài ra, bên mua bắt buộc phải lập Báo cáo mất hóa đơn để nộp và thông báo cơ quan thuế khi xảy ra trường hợp đáng tiếc.

c. Lập báo cáo mất hóa đơn nộp lên cơ quan thuế

Tiếp theo, bên mua cần lập báo cáo mất hóa đơn nộp lên cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục báo mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu số BC21/AC nộp lên cơ quan thuế trong trường hợp hóa đơn mất, cháy, hỏng. Báo cáo này với bên bán sẽ đơn giản hơn khi lập trên phần mềm HTKK theo phương thức:

– Truy cập vào phần mềm HTKK doanh nghiệp đang sử dụng

– Chọn chức năng hóa đơn trên giao diện chính rồi chọn tiếp báo cáo mất, cháy, ,hỏng, hóa đơn

– Sau khi hiển thị giao diện báo cáo mất, cháy, hỏng, bên mua sẽ tiếp tục tiến hành kê khai báo cáo

– Kê khai báo cáo sau khi hoàn thành sẽ xuất file XML rồi nộp lên cơ quan thuế qua cổng thông tin online của Tổng cục thuế.

Xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế
Kế toán cần nắm rõ các bước về cách xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

5. Mức phạt mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Hành vi vi phạm về khai báo, cháy, mất, hỏng hóa đơn được áp dụng mức phạt tại Điều 25, Nghị định 25/2020/NĐ-CP:

Theo Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, được chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020,
Xử phạt hành vi vi phạm quy định khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn trước khi hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập hoặc trước khi thông báo phát hành:

– Kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, nếu hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày sẽ bị phạt cảnh cáo, có tình tiết giảm nhẹ.

– Kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, doanh nghiệp khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 ngày đến 5 ngày phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 4 triệu đồng trừ trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.

– Một trong các hành vi sao sẽ bị xử phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng: Kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, thời hạn khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá hạn 6 ngày trở lên. Không khai báo mất hóa đơn, cháy, hỏng…

6. Mẫu biên bản mất hóa đơn

Khi mất hóa đơn đầu vào, hai bên cần tiến hành lập biên bản mất hóa đơn theo đúng quy định pháp luật. MISA ASP xin chia sẻ mẫu biên bản mất hóa đơn chính xác nhất để anh chị kế toán có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN MẤT HOÁ ĐƠN ( GTGT) LIÊN 2 ĐÃ LẬP.
Số ……./BBHHĐ

– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày ………, đại diện hai bên gồm có:

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN: …………………………………
Địa chỉ : …………………………………………….
Điện thoại : …………. MST: ……………….
Ông (bà): ………………… Chức vụ : …………….

BÊN GIAO HÓA ĐƠN: …………………………………………………….
Địa chỉ : ………………………………………………………………
Điện thoại : ………… MST: ………………………….
Ông (bà) : ……………………. Chức vụ : ……………………..

Hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên mua mua hàng (bên nhận hóa đơn) đã làm mất bản gốc liên 2 các hóa đơn GTGT đã lập theo chi tiết sau:

Các số hóa đơn bị mất bản gốc (liên 2):

STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Ký hiệu hóa đơn Từ số Đến số Số lượng Liên hóa đơn Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Giá trị gia tăng 01GTKT…/… ……. ……. ……. ……. ……. Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ đã sử dụng

 

Liên 1 của các hóa đơn trên, bên bán hàng (bên giao hóa đơn) đã thực hiện kê khai thuế trong kỳ báo cáo tháng …………………….

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, đơn vị giao hóa đơn giữ 01 bản, đơn vị nhận hóa đơn giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN                                 ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN

7. Nguyên nhân khiến kế toán làm mất hóa đơn

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến kế toán làm mất hóa đơn đầu vào là không biết cách quản lý khoa học, hiệu quả. Một số trường hợp dưới đây có thể dẫn đến trường hợp kế toán làm mất hóa đơn:

a. Lưu trữ thủ công, dùng bản tính excel để quản lý và theo dõi

Kế toán sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thường lưu trữ bằng cách thủ công là kẹp cùng hợp đồng mua – bán hàng vào sổ chứng từ. Sau đó, họ sẽ dùng excel để theo dõi và tra cứu khi cần bằng cách nhập liệu thông tin bằng tay. Tuy nhiên, một số vấn đề sẽ phát sinh nếu sử dụng cách này:

– Quy mô doanh nghiệp lớn dần qua nhiều năm sẽ khiến không gian lưu trữ hóa đơn bị quá tải

– Tình trạng quên không lưu trữ hóa đơn vào tủ chứng từ, hóa đơn bị mất, cháy, hỏng…

– Khi cần giải trình với cơ quan thuế hay làm báo cáo sẽ xảy ra khó khăn trong việc tra cứu

b. In ra giấy, lưu trữ vào folder máy tính dù nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email

Khi nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kế toán không có công cụ lưu trữ, quản lý nên vẫn chọn cách lưu trữ là in ra giấy. Một số kế toán đã tải ảnh hóa đơn điện tử xuống và lưu trữ trên một folder máy tính.

c. Số liệu hóa đơn đầu vào được nhập tay lên phần mềm kế toán

Kế toán sẽ nhập liệu thông tin thủ công lên phần mềm kế toán sau khi nhận hóa đơn đầu vào. Đồng thời, hóa đơn điện tử sẽ được kế toán lưu giữ thủ công trên máy tính, còn hóa đơn giấy được lưu vào sổ chứng từ. Một số hạn chế của cách lưu trữ này:

– Mất thời gian nhập liệu số liệu

– Hóa đơn bị nhập thiếu hay nhập hóa đơn 2 lần

– Quá trình nhập liệu sẽ xảy ra sai sót

– Hóa đơn đầu vào dễ xảy ra trường hợp mất, bỏ sót

– Hóa đơn đầu vào qua email sẽ khó theo dõi vì bị trôi tuột hoặc chồng chéo giữa các email

– Kế toán bị ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc.

Xử lý khi mất hóa đầu vào
Nguyên nhân khiến kế toán làm mất hóa đơn đầu vào

8. Phương pháp hạn chế mất hóa đơn đầu vào hiệu quả nhất

Một trong những nghiệp vụ kế toán cần biết và đang được ứng dụng khá nhiều để hạn chế tình trạng mất hóa đơn đầu vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào trong quá trình quản lý, lưu trữ. Khi áp dụng phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào, kế toán sẽ có những lợi ích sau:

– Kế toán không cần tạo folder trên máy tính hay lưu trữ bằng cách in hóa đơn giấy vì hóa đơn đầu vào đã được lưu trữ trên hệ thống email của phần mềm kế toán.

– Không cần nhập tay số liệu hóa đơn mà thay vào đó, mọi thông tin, dữ liệu sẽ tự động cập nhật.

– Tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào sẽ được tự động kiểm tra

– Chữ ký số trên hóa đơn hợp lệ hay không hợp lệ cũng sẽ được hệ thống hỗ trợ kiểm tra

– Khi cần trình bày, làm báo cáo sẽ dễ dàng tra cứu hóa đơn

Hy vọng rằng, với những cách thức xử lý khi mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế mà ASP cung cấp, sẽ giúp anh chị kế toán hạn chế thiệt hại tối đa khi xảy ra sự cố. MISA ASP là nền tảng giúp hàng trăm nghìn doanh nghiệp tiếp cận với kế toán dịch vụ giỏi nhất, nhiều kinh nghiệm nhất trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Hãy truy cập ngay để lựa chọn cho mình gói dịch vụ phù hợp, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình kê khai thuế.