Lập chứng từ kế toán điện tử như thế nào là đúng quy định?

182

Chứng từ kế toán điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16. Chứng từ kế toán điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

1. Chứng từ kế toán điện tử là gì?

Chứng từ kế toán (CTKT) là những căn cứ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là cơ sở để có thể ghi sổ kế toán.

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng.

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế toán, tức là chứng từ điện tử phải có các nội dung:

  • Tên và số hiệu của chứng từ
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập CTKT
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận CTKT
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
  • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của CTKT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
  • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến CTKT
  • Những nội dung khác theo từng loại chứng từ

2. Quy định khi lập chứng từ kế toán điện tử

  • Quy định về chứng từ điện tử theo điều 17 Luật kế toán

+ Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

+ Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

chứng từ kế toán điện tử

  • Quy định theo điều 18 Luật kế toán

+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập CTKT. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

+ CTKT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp CTKT chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập CTKT nhưng phải đảm bảo các nội dung quy định.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên CTKT không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai CTKT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.

+ CTKT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên CTKT cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các bên phải giống nhau.

+ Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên CTKT phải chịu trách nhiệm về nội dung của CTKT.

Nền tảng kế toán dịch vụ ASP

Nền tảng kế toán dịch vụ ASP.MISA.VN giúp kết nối Doanh nghiệp với các cá nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ kế toán uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc. ASP.MISA.VN cung cấp các công cụ làm việc hữu ích giúp Kế toán dịch vụ nâng cao năng suất làm việc. Đồng thời, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt các số liệu về tình hình tài chính kế toán mọi lúc mọi nơi.

Trên nền tảng, Doanh nghiệp dễ dàng kết nối với đội ngũ dịch vụ kế toán có trình độ chuyên môn cao, tiếp cận nhiều trường hợp, nắm bắt luật thuế nhanh chóng nên có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách thuận lợi và chuyên nghiệp. Dịch vụ kế toán chịu trách nhiệm về việc sai sót liên quan đến công việc đảm nhận như hóa đơn, chứng từ,… và các nghiệp vụ phát sinh khác.

Bên cạnh đó, với kinh nghiệm lâu năm, dịch vụ kế toán có khả năng xử lý các nghiệp vụ khó nhanh hơn, đây là điều mà không phải nhân viên kế toán riêng của DN có thể đáp ứng. Mời Doanh nghiệp trải nghiệm ngay nền tảng kết nối kế toán dịch vụ ASP tại website: https://asp.misa.vn/

>> Tổng hợp những công ty dịch vụ kế toán giá rẻ nên chọn