Kế toán tiền lương là gì? Kinh nghiệm thực tế làm kế toán tiền lương ai cũng phải biết

105

Kế toán tiền lương là gì, kế toán tiền lương làm công việc và có nhiệm vụ như thế nào… là thắc mắc của nhiều người. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin thiết thực, chi tiết nhất về mọi khía cạnh của kế toán tiền lương.

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là vị trí đảm nhận công việc như hoạch định tiền lương dựa theo tăng ca, phụ cấp, chấm công, thưởng phạt… Ngoài ra, kế toán khi tiền lương khi chi tiền cho nhân viên cũng phải thanh toán kèm theo các chi phí khác như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp. Bên cạnh đó, việc bảo đảm lương thưởng cho công nhân cũng cần phải dựa trên sự phù hợp với quỹ tiền lương hiện có của doanh nghiệp. Bởi như vậy, doanh nghiệp mới có thể hoạt động tốt, hiệu quả, qua đó công nhân sẽ có việc làm ổn định hơn.

ke toan tien luong la gi
Kế toán tiền lương sẽ dựa vào thưởng phạt, tăng ca, phụ cấp… để hoạch định tiền lương.

2. Công việc chủ yếu của kế toán tiền lương

Một số công việc tổng quát của kế toán tiền lương như:

  • Nắm bắt, ghi chép và phản ánh kịp thời với cấp liên quan về tình hình, sự biến động hay số lượng, chất lượng, thời gian cũng như kết quả sử dụng lao động liệu có hiệu quả để tìm phương án khắc phục.
  • Tính toán các khoản như tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp chính xác, kịp thời, đóng chính sách chế độ đãi ngộ cho người lao động.
  • Xây dựng thang bảng lương của người lao động để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm
  • Thực hiện kiểm tra tình hình chấp hành các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, lao động tiền lương, kinh phí công đoàn, bảo hiểm ý tế. Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ tiền lương, quỹ kinh phí công đoàn.
  • Tính toán và phân bổ chính xác vào chi phí sản xuất kinh doanh đúng đối tượng các khoản trích bảo hiểm xã hội, tiền lương, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
  • Lập báo cáo về tiền lương, lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng của công ty các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, quỹ tiền lương.

2.1. Quản lý việc tạm ứng lương:

  • Quản lý trong tháng, công ty có những tạm ứng lương gì
  • Tính tạm ứng lương cho một nhân viên, một nhóm nhân viên hoặc toàn thể công ty
  • Xây dựng linh hoạt mức tạm ứng lương như: giá trị tiền riêng cho từng nhân viên, % lương cơ bản.

2.2. Quản lý kỳ lương chính

  • Xây dựng kỳ tính lương với các chỉ tiêu như cách tình giờ làm, loại lương, ngày kết thúc cũng như bắt đầu kỳ lương.
  • Tính cho cán bộ công nhân viên những khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ.
    Tính lương thực tĩnh cho nhân viên bằng cách đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ một cách chính xác, nhanh chóng.
  • Dựa trên các thông tin như bảng chấm công, kỳ lương thông tin lương nhân viên để xây dựng bảng lương
  • Tính đầy đủ, chính xác các khoản khấu trừ vào lương các chỉ tiêu nghĩa vụ phải nộp với nhà nước nhua bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.
  • Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm.

3. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương

  • Tìm hiểu các thông tin, yếu tố ảnh hưởng đến phụ cấp nhân viên, tiền lương nhân viên, và phụ cấp nhân viên là bao nhiêu.
  • Chú ý đến những lao động thử việc, thời vụ, cách tính lương hay khấu trừ trước khi trả lương cho nhân viên.
  • Biết cách khai báo cáo khoản thu nhập, phụ cấp cũng như khấu trừ.
  • Tìm hiểu khoản thu nhập không chịu thuế thu nhập cá nhân, khoản phải chịu thuế thu nhập cá nhân, khoản giảm trừ…
  • Tìm hiểu về tỷ lệ trích các khoản theo lương mới nhất.
  • Tìm hiểu thủ tục đăng ký tham giao bảo hiểm cho nhân viên.
  • Hiểu biết về các yếu tố có ảnh hưởng tới cách lương của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự.
  • Biết cách kê khai thuế thu nhập cá nhân, tính thuế thu nhập cá nhân.

4. Các chứng từ cần sử dụng

  • Bảng chấm công.
  • Phiếu tạm ứng lương nhân viên.
  • Bảng tạm ứng lương công ty.
  • Bảng kê chi tiết phụ cấp
  • Bảng lương thanh toán qua ngân hàng.
  • Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội.
  • Phiếu lương nhân viên.
  • Các biểu mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội.
  • Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
ke toan tien luong can luu y gi
Để thành công trong nghề này, kế toán tiền lương cần hoàn thiện cả về kiến thức lẫn kỹ năng mềm.

5. Kinh nghiệm làm việc của kế toán tiền lương

5.1. Những vấn đề cần am hiểu

Không riêng kế toán tiền lương mà ở bất cứ vị trí nào, kiến thức là điều không thể thiếu. Để thực hiện tốt công việc này và có thể thăng tiến trong thời gian sau, kế toán cần am hiểu:

  • Kế toán tiền lương cần có đủ kiến thức về hồ sơ thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động, hồ sơ đăng ký thang bảng lương, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế, kinh phí công đoàn, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ thành lập công đoàn công sở. Đặc biệt, thông tin về kế toán tiền lương và khoản trích theo lương theo thông tư 200 cần phải được hiểu rõ, chính xác để không bị sai.
  • Cần hiểu rõ và hợp đồng lao động và các mục tương ứng như phụ cấp, bảo hiểm, các khoản tiền thưởng, lương người lao động được trả.
  • Biết các lập bảng chấm công khoa học.
  • Hạch toán lương tháng 13, lương hàng tháng dựa theo các quy định về tính lương theo sản phẩm hoặc ca, ngày, tháng…
  • Vấn đề tai nạn lao động, khám chữa bệnh, nghỉ thai sản do bảo hiểm xã hội chi trả, nghỉ lương hưu, nghỉ mất sức, tạm ứng lương, trợ cấp nghỉ việc… cần những thủ tục, chứng kỳ gì cũng cần phải nắm rõ.

5.2. Những vấn đề cần lưu ý

Sai sót nhỏ là điều nhiều người thường mắc trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, kế toán tiền lương cần lưu ý một số vấn đề sau để hạn chế điều này tối đa.

  • Tùy theo quy định của công ty đang làm việc, điền mức lương cơ bản chính xác
  • Đảm bảo công tác chấm công chính xác
  • Nếu làm việc trên Excel cần chú ý tới các công thức, lưu ý xem tổng lương của toàn công ty, của từng người đã đúng, chính xác.
  • Nếu kiêm thanh toán lương cho công nhân thì cần thận trong khâu đếm tiền.

Đối với doanh nghiệp, kế toán tiền lương đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tìm kế toán phù hợp bởi hạn chế ngân sách. Chính vì vậy MISA đã phát triển nền tảng MISA ASP giúp kết nối các doanh nghiệp có nhu cầu thuê kế toán dịch vụ với những đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán/thuế.

dieu ke toan luong can luu y
Kế toán lương đòi hỏi phải làm việc cẩn thận và chính xác.

Sử dụng MISA ASP doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được kế toán, thuận tiện trong tương tác, trao đổi công việc, nắm bắt tình hình tài chính dễ dàng hay tiếp cận với nguồn vốn vay nhờ áo cáo tài chính, báo cáo thuế công khai, minh bạch. Hãy truy cập ngay MISA ASP để trải nghiệm dịch vụ và nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn.