Kế toán hành chính sự nghiệp là gì, nghiệp vụ, thông tin quan trọng cần biết

8172

Kế toán hành chính sự nghiệp là gì, nhiệm vụ cũng như nghiệp vụ phát sinh cơ bản sẽ được MISA ASP cung cấp trong bài viết dưới đây theo hướng dẫn từ Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.

Mục lục Hiện

1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán làm việc, chấp hành ngân sách, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính, kinh tế tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như ủy ban, trường học, bệnh viện… Để quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu, các đơn vị hành chính cần lập dự toán. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được nhà nước cấp cho từng đơn vị.

Vì vậy, kế toán doanh nghiệp ngoài đóng vai trò quan trọng với đơn vị hành chính còn quan trọng với ngân sách nhà nước.

2. Vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp

Chấp hành đúng quy định, tiêu chuẩn định mức về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp đã được ban hành bởi Nhà nước.

Đáp ứng yêu cầu về quản lý tài chính, kinh tế, tăng cường kiểm soát, quản lý tài sản công, chi quỹ Ngân sách nhà nước, nâng cao chất lượng công tác, quản lý đơn vị hành chính.

Đảm bảo thống nhất về nội dung, phương pháp với chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của nhà nước…

ke-toan-hanh-chinh-su-nghiep-la-gi
Kế toán hành chính sự nghiệp thường làm việc trong ủy ban, trường học, cơ quan nhà nước…

3. Nội dung cơ bản của kế toán hành chính sự nghiệp

3.1. Kế toán tiền và vật tư

Phản ánh tình hình tăng giảm cũng như cách xử lý vật tư, nguồn kinh phí nhận trong kỳ

Phản ánh tình trạng thu chi, giao nhận dự toán Ngân sách nhà nước.

3.2. Kế toán tài sản cố định

Hạch toán các nhiệm vụ liên quan tới tài sản cố định như: Tính hao mòn tài sản cố định, mua sắm, cấp trên báo, thanh lý tài sản cố định. Đặc biệt, so với trong doanh nghiệp, tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính khác xa.

– Trong doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định tính 1 lần vào cuối mỗi tháng

– Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, hao mòn tài sản cố định tính 1 lần vào cuối mỗi năm.

3.3. Kế toán các khoản thu

Hạch toán của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu sẽ sử dụng tài khoản 511

Hạch toán đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh sẽ dùng tài khoản 311

Hạch toán doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131

3.4. Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm

Hạch toán các nghiệp vụ chi lương, trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

3.5. Kế toán các khoản phải trả

Phản ánh các khoản phải trả cho đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như học sinh, sinh viên, nhà cung cấp…

3.6. Kế toán các nguồn kinh phí

Là bút toán về các nguồn phí từ ngân sách nhà nước cấp như: Nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí hoạt động…

3.7. Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh

Cho biết, nguồn kinh phí cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có từ đâu, sử dụng và hạch toán nó như thế nào, có khác hay giống với hạch toán vốn kinh doanh trong doanh nghiệp không?

3.8. Kế toán các khoản chi

Đảm nhận các việc chi cho các hoạt động không thường xuyên, chi thường xuyên, chi theo đơn đặt hàng nhà nước hay chi cho dự án… Ngoài ra, cần phải dự toán và biết cách sử dụng nguồn kinh phí đó một cách phù hợp.

noi-dung-ke-toan-hanh-chinh-su-nghiep-can-nam
Vai trò cũng như nội dung mà kế toán hành chính sự nghiệp cần nắm rõ.

3.9. Kế toán các khoản doanh thu

Phản ánh doanh thu có được trong các đơn vị hành chính sự nghiệp xuất hiện hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.10. Kế toán các khoản chi phí

Đảm nhiệm các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong các đơn vị hành chính như tiền công, chi lương, chi nguyên vật liệu sản xuất, phụ cấp, chi tính hao mòn tài sản cố định, chi phân bổ công cụ dụng cụ.

3.11. Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Là các trường hợp, kế toán xử lý các nguồn kinh phí, loại dự toán cũng như khoản chi vào cuối niên độ kế toán.

3.12. Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính

Cuối niên độ kế toán, cần liệt kê sổ sách, mục đích in từng loại. Ngoài ra, cần lập báo cáo tài chính, xác định mỗi loại báo cáo cần cung cấp thông tin gì cho đối tượng trong và ngoài đơn vị.

4. Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107

4.1. Rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị sẽ ghi

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi kho bạc, ngân hàng 

4.2. Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động để tiêu cho đơn vị

a. Ghi khi rút tạm ứng dự toán

Nợ TK 111- Tiền mặt.

Có TK 337- Tạm thu (3371).

Ngoài ra, ghi:

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).

b. Chi trực tiếp từ quỹ trước đó đơn vị đã tạm ứng, là tiền mặt thuộc ngân sách nhà nước

Nợ TK 611- Chi phí hoạt động 

Có TK 111- Tiền mặt.

Nợ TK 337- Tạm thu (3371)

Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp.

c. Xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động ở đơn vị

Nợ TK 141- Tạm ứng

Có TK 111- Tiền mặt

Nếu lao động thanh toán tạm ứng:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động 

Có TK 141- Tạm ứng

Nợ TK 337- Tạm thu (3371)

Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.

d. Thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả

Nợ các TK 331, 332, 334…

Có TK 111- Tiền mặt.

Nợ TK 337- Tạm thu (3371)

Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.

e. Ứng trước các khoản cho nhà cung cấp

Nợ TK 331- Phải trả cho người bán

Có TK 111- Tiền mặt.

Nếu thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:

Nợ 611- Chi phí hoạt động

Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

Nợ TK 337- Tạm thu (3371)

Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp

f. Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách nhà nước

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).

4.3. Khi thu lệ phí, phí

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 337- Tạm thu (3373)

Hoặc có TK 138- Phải thu khác (1383).

4.4. Thu khoản phải thu khách hàng

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131- Phải thu khách hàng.

4.5. Thu hồi khoản từng cho lao động trong đơn vị tạm ứng

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 141- Tạm ứng.

4.6. Thu hồi nợ phải thu nội bộ

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 136- Phải thu nội bộ

4.7. Phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 338- Phải trả khác (3388).

4.8. Lãi từ đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức… và các khoản đầu tư khác

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 138- Phải thu khác (1381, 1382)

Hoặc có TK 515- Doanh thu tài chính.

4.9. Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

a. Hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB, GTGT, xuất khẩu, gián thu… kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, theo giá chưa có thuế. Khi ghi nhận doanh thu phải tách riêng các khoản thuế theo từng ngày:

Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 531- Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

b. Nếu các khoản thuế không tách ngay được mà phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế thì phải ghi:

Nợ TK 531- Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.

4.10. Khi đơn vị vay tiền

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 338- Phải trả khác (3382).

4.11. Nhận vốn góp từ các nhân, tổ chức và ngoài đơn vị

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

nghiep-vu-ke-toan-hanh-chinh-su-nghiep-can-biet
Kế toán hành chính sự nghiệp cần phải nắm vững nghiệp vụ cơ bản.

4.12. Bệnh nhận đặt tiền trước khi khám chữa tại viện, khách đặt tiền trước khi mua hàng hóa…

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131- Phải thu khách hàng.

4.13. Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.

4.14. Nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 248- Ký cược, ký quỹ, đặt cọc 

4.15. Phát sinh khoản thu hộ

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 338- Phải trả khác (3381).

4.16. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

a. Nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị

Nợ TK 111- Tiền mặt (tính tổng giá thanh toán)

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 711- Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT)

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).

b. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách nhà nước

– Phản ánh số thu nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 337- Tạm thu (3378).

– Phản ánh số chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 111- Tiền mặt.

– Chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách nhà nước

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

4.17. Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước

a. Số thu bán hồ sơ mời thầu

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 337- Tạm thu (3378).

b) Số chi lễ mở thầu

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

c. Chênh lệch chi nhỏ hơn thu phải nộp ngân sách nhà nước

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

d. Khi nộp

Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước 

Có TK 111- Tiền mặt.

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

4.18. Duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm

a. Phát sinh khoản thu từ đấu thầu để duy trình hoạt động đơn vị

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 337- Tạm thu (3378).

b. Phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 111- Tiền mặt.

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

c. Chênh lệch, chi – thu

– Nếu chi nhỏ hơn thu

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)

– Nếu chi lớn hơn thu

Nợ TK 611- Chi phí hoạt động 

Có TK 111- Tiền mặt

4.19. Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại; không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 711- Thu nhập khác (7118).

4.20. Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho

Nợ TK 152, 153

Có TK 111- Tiền mặt.

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Nếu dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ, 

Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)

Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).

Có TK 014- Nguồn phí khấu trừ, để lại

4.21. Sau khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay

Nợ các TK 211, 213

Có TK 111- Tiền mặt.

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua:

Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)

Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)

Có TK 014- Nguồn phí để lại khấu trừ

4.22. Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá vật liệu, dụng cụ, công vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng

Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế)

Nợ TK 154- Chi phí dịch vụ dở sang, sản xuất kinh doanh (nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế)

Nợ các TK 211, 213 (nếu mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế)

Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111- Tiền mặt 

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng 

Như vậy, qua bài viết này MISA ASP đã cung cấp cho các anh chị thông tin cần thiết về kế toán hành chính sự nghiệp cũng như nghiệp vụ liên quan. Để hiểu rõ hơn về vị trí cũng như tìm được kế toán hành chính sự nghiệp có kinh nghiệm, lâu năm trong nghề hãy truy cập ngay MISA ASP – dịch vụ kết nối giữa doanh nghiệp với kế toán dịch vụ và đơn vị cung cấp các dịch vụ kế toán uy tín, chuyên nghiệp nhất.