Quy định mới về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và 6 điểm đáng lưu ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC

422

Tổng cục Thuế – Bộ Tài chính ngày 17/9/2021 đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về triển khai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

1. Quy định mới về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ, các tổ chức kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 1, Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Tổ chức kinh tế doanh nghiệp, tổ chức hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế có 2 cách để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

  • Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Doanh nghiệp là tổ chức kế nối chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo hình thức trực tiếp sẽ thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Sáu điểm đáng lưu ý tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

2.1. Được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì:

  • Người cung cấp dịch vụ, bán hàng là tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác được ủy nhiệm bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Trong đó, bên thứ 3 là bên có quan hệ liên kết với người bán, không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Hóa đơn điện tử ủy nhiệm cần thể hiện đầy đủ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế bên nhận ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng với đầy đủ thông tin:
  • Thông tin (tên, địa chỉ, chứng thư số, mã số thuế) của bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm.
  • Thông tin hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Ký hiện hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Thời hạn ủy nhiệm.
  • Mục đích ủy nhiệm.
  • Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm cần ghi rõ trên hóa đơn ủy nhiệm trách nhiệm thanh toán tiền dịch vụ, hàng hóa.

Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP.

2.2. Giải thích ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021:

* Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử (phản ánh loại hóa đơn):

  • Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử GTGT
  • Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng
  • Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công
  • Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
  • Số 5: Vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, thẻ điện tử, chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
  • Số 6: Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

* Ký hiệu hóa đơn điện tử phản ánh thông tin cụ thể cho từng trường hợp:

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm cả chữ số và chữ viết gồm 6 ký tự nhằm phản ánh các thông tin về loại hóa đơn  điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, loại hóa đơn điện tử được sử dụng, năm lập hóa đơn. Cụ thể về 6 ký tự:

  • Ký tự đầu tiên: Một chữ cái được quy định là K hoặc C. Trong đó K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã, C thể hiện hóa đơn điện tử có mã.
  • Ký tự thứ 2 và 3: Chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
  • Ký tự thứ 4: Một chữ cái thể hiện hóa đơn điện tử được sử dụng: T, D, L, M, N, B, G, H
  • Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
  • Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
  • Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
  • Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
  • Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
  • Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
  • Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
  • Ký tự thứ 5, 6: Căn cứ theo nhu cầu quản lý mà người bán sẽ tự xác định. Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì hai ký tự cuối trên được sử dụng nhằm phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Nếu người bán không có nhu cầu quản lý thì sẽ để là YY.
Điều mới khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Điều mới khi sử dụng hóa đơn điện tử.

2.3. Quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

  • Trường hợp: Cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn, thực hiện định kỳ theo hợp đồng kèm chứng từ hoặc bảng kê có xác nhận hai bên. Tuy nhiên thời hạn chậm nhất cần nộp là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.
  • Trường hợp: Số lượng cung cấp dịch vụ ngân hàng lớn, phát sinh thường xuyên cần phải có thời gian để đối soát dữ liệu thì thời điểm lập hóa đơn là lúc dữ liệu giữa các bên đã được đối sót xong. Tuy nhiên, thời gian chậm nhất là không quá 10 ngày của tháng sau phát sinh. 

2.4. Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh, thay thế hoặc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần cấp lại mã cơ quan thuế thì người bán được lựa chọn thông báo tới cơ quan thuế việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử hoặc cho từng hóa đơn có sai sót. Thời gian thông báo chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Nếu hóa đơn tiếp tục sai sót (trước đó đã sai và xử lý theo hình thức thay thế, điều chỉnh) thì người bán thực hiện các lần chỉnh tiếp theo theo hình thức như đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Nếu thiếu dữ liệu sau khi đã qua thời hạn chuyển tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế thì người bán sẽ gửi bản tổng hợp dữ liệu bổ sung.

Nếu bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã gửi cơ quan thuế, người bán có thể gửi thông tin điều chỉnh đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trường hợp, người bán lập hóa đơn khi thu tiền trong hoặc trước khi cung cấp dịch vụ cho khách. Tuy nhiên, vì một số lý do phát sinh, việc cung cấp dịch vụ bị chấm dứt thì người bán tiến hành hủy hóa đơn đã lập đồng thời thông báo việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế.

Trường hợp, hóa đơn điện tử không có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn sai sót thì người bán không thực hiện thay thế hay hủy mà chỉ thực hiện điều chỉnh.

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

2.5. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và tại Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC:

  • Nguyên tắc:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

  • Đối tượng áp dụng:

Đối tượng được áp dụng sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã hóa đơn điện tử không có mã: Doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh, nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng theo mộ hình kinh doanh (siêu thị, trung tâm thương mại, ăn uống, bán lẻ hàng tiêu dùng, khách sạn, nhà hàng, bán lẻ thuốc dân dược dịch vụ vui chơi, các dịch vụ khác…).

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có nội dung:

  • Mã số thuế, tên, địa chỉ người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu
  • Tên dịch vụ, hàng hóa, số lượng, đơn giá, giá thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ thuế suất thuế GTGT, giá bán chưa thuế GTGT, tổng tiền thanh toán thuế GTGT, tiền thuế GTGT, thời điểm lập hóa đơn, mã cơ quan thuế.
  • Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

2.6. Nhiều văn bản về hoá đơn, chứng từ sẽ hết hiệu lực từ 01/7/2022

STT

Văn bản

Căn cứ pháp lý

1 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Khoản 2 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022
4 Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế Khoản 3 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC
5 Thông tư 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải
6 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
7 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính);
8 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, 
9 Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. 
10 Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ  trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015
11 Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước
12 Thông tư  37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính)
13 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử
14 Thông tư 88/2020/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử.  

Bộ tài chính thông báo, có 2 giai đoạn triển khai hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Giai đoạn 1, từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022, có 6 tỉnh bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử là: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định. Giai đoạn 2 từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022, toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước phải triển khai hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích khi tiết kiệm được cả thời gian và chi phí. Hiện tại, MISA là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp được Tổng Cục thuế và các doanh nghiệp đã sử dụng đánh giá cao. Để tạo thuận lợi hơn cho các anh/chị kế toán, MISA tặng miễn phí một năm tài chính phần mềm kế toán AMIS – có tích hợp hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp khi sử dụng kế toán dịch vụ qua MISA ASP.

Hãy đăng ký tham gia trải nghiệm ngay MISA ASP để nhận được:

  • Được tặng miễn phí 1 năm tài chính phần mềm kế toán AMIS online.
  • Cơ hội tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới gia tăng thu nhập.
  • Tối ưu công việc, đảm nhận nhiều khách hàng cùng một lúc.